Einheitliche Europäische Eigenerklärung: Aufbau und Ausfüllen

Bei europaweiten Vergaben begegnet Bietern immer wieder dasselbe Formular: die EEE, auf Englisch ESPD. Auf den ersten Blick wirkt sie umfangreich. Wer ihren Aufbau kennt, füllt sie zügig aus und vermeidet Widersprüche zum übrigen Angebot.

Was ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung?

Die EEE ist eine förmliche Erklärung des Unternehmens über seine Eignung und über das Fehlen von Ausschlussgründen. Sie dient als vorläufiger Nachweis: Statt gleich alle Bescheinigungen beizulegen, erklären Sie zunächst, dass Sie die Anforderungen erfüllen. Das Formular ist in allen EU-Staaten gleich und in der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 festgelegt. In Deutschland regelt § 50 VgV ihre Verwendung.

Wann Auftraggeber die EEE verlangen

Die EEE gehört zu Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte. Dort müssen Auftraggeber sie als vorläufigen Beleg der Eignung akzeptieren. Im offenen Verfahren liegt sie dem Angebot bei. In Verfahren mit Teilnahmewettbewerb, also mit einer vorgeschalteten Auswahl der Bewerber, gehört sie zum Teilnahmeantrag.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte arbeiten Auftraggeber meist mit eigenen Formularen für Eigenerklärungen. Ob die EEE dort genügt, regeln die Vergabeunterlagen.

Aufbau in sechs Teilen

Das Formular gliedert sich in sechs Teile. Nicht jeder Teil betrifft jedes Verfahren.

1. Teil I enthält Angaben zum Vergabeverfahren und zum Auftraggeber. Diese Daten stellt meist der Auftraggeber bereit.
2. Teil II fragt nach Ihrem Unternehmen, Ihren Vertretern, der Inanspruchnahme anderer Unternehmen und nach Unterauftragnehmern.
3. Teil III betrifft Ausschlussgründe, etwa strafrechtliche Verurteilungen, Rückstände bei Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, Insolvenz oder berufliches Fehlverhalten.
4. Teil IV behandelt die Eignungskriterien: Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit, dazu Qualitätssicherung und Umweltmanagement.
5. Teil V füllen Sie nur aus, wenn der Auftraggeber die Zahl der Bewerber begrenzt und dafür Auswahlkriterien festlegt.
6. Teil VI enthält die Abschlusserklärungen mit Datum und Ort, bei Bedarf auch Unterschriften.

Lässt der Auftraggeber es zu, genügt in Teil IV ein Globalvermerk. Das ist eine Gesamterklärung, dass Sie alle Eignungskriterien erfüllen. Andernfalls beantworten Sie jedes Kriterium einzeln.

Das EEE-Formular ausfüllen

1. Lesen Sie zuerst Bekanntmachung und Vergabeunterlagen. Beantworten müssen Sie die Kriterien, die der Auftraggeber dort nennt.
2. Verwenden Sie das Formular in der Form, die das Verfahren vorgibt, etwa als Datei oder als Formular in der E-Vergabe.
3. Übernehmen Sie Umsätze und Beschäftigtenzahlen aus denselben Quellen, die Sie später als Beleg vorlegen würden.
4. Nennen Sie bei jedem Nachweis, ob und wo er elektronisch abrufbar ist. Das Formular fragt dafür nach Webadresse, ausstellender Stelle und Dokument.
5. Bearbeiten Sie Teil III mit besonderer Sorgfalt. Muss ein Ausschlussgrund bejaht werden, fragt das Formular nach Maßnahmen zur Selbstreinigung; deren Bewertung gehört in die Hände einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Vergaberecht.

EEE bei Bietergemeinschaft, Eignungsleihe und Losen

Bewerben Sie sich gemeinsam mit anderen Unternehmen, legt jedes Mitglied eine eigene EEE vor. Stützen Sie sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens, braucht auch dieses Unternehmen eine eigene EEE mit den einschlägigen Angaben. Wie solche Kooperationen funktionieren, erläutert der Beitrag zur Bietergemeinschaft.

Manche Aufträge sind in Lose geteilt, also in Teilaufträge, auf die Sie einzeln bieten können. Gelten für einzelne Lose unterschiedliche Eignungskriterien, füllen Sie je Los oder Losgruppe eine EEE aus.

Welche Belege später folgen

Die EEE ersetzt die Nachweise nur vorläufig. Der Auftraggeber kann im Verfahren jederzeit Unterlagen anfordern, wenn das für einen ordnungsgemäßen Ablauf nötig ist. Vor dem Zuschlag muss der Bieter, der den Auftrag erhalten soll, die geforderten Belege vorlegen. Rechnen Sie also damit, Registerauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Versicherungsnachweis und Referenzbestätigungen kurzfristig liefern zu müssen.

Entbehrlich sind Unterlagen, die der Auftraggeber bereits besitzt oder kostenfrei aus einer Datenbank abrufen kann, etwa aus einem Verzeichnis zur Präqualifizierung. Welche Eignungsnachweise typischerweise gefordert werden, zeigt ein eigener Überblick.

Eine EEE wiederverwenden

Eine bereits verwendete Einheitliche Europäische Eigenerklärung dürfen Sie in einem neuen Verfahren wiederverwenden, sofern Sie bestätigen, dass die Angaben weiterhin zutreffen. Praktisch heißt das: Legen Sie eine gepflegte Grundfassung an und passen Sie sie je Verfahren an. Teil I und die Kriterien in Teil IV ändern sich mit jeder Ausschreibung. Unternehmensdaten, Vertreter und die Antworten zu den Ausschlussgründen bleiben meist gleich, müssen aber vor jeder Abgabe stimmen.

So unterstützen wir

Im Rahmen der Angebotserstellung für Ausschreibungen bereiten wir die EEE als Teil der Angebotsunterlagen vor. Wir gleichen jede Angabe mit der Bekanntmachung und mit Ihren Belegen ab, damit Formular und Nachweise zusammenpassen. Die Angaben halten wir so fest, dass sie im nächsten Verfahren wieder bereitstehen. Die Unterschrift und die Verantwortung für die Richtigkeit bleiben bei Ihnen.

Häufige Fragen