Vergabeunterlagen prüfen – systematisch statt quer gelesen

Die Vergabeunterlagen, oft auch Ausschreibungsunterlagen genannt, sind das Paket, das der Auftraggeber zu einem Verfahren bereitstellt. Sie beschreiben, was beschafft wird, wie das Verfahren abläuft und zu welchen Bedingungen der Vertrag geschlossen wird. Alles, was Sie anbieten, muss sich an diesen Unterlagen messen lassen. Deshalb lohnt sich eine gründliche Sichtung, bevor Sie mit der Kalkulation beginnen.

Woraus Vergabeunterlagen bestehen

Die Vergabeverordnung beschreibt den typischen Aufbau in § 29 VgV: Anschreiben, Bewerbungsbedingungen und Vertragsunterlagen. In der Praxis finden Sie häufig diese Teile:

• Anschreiben oder Aufforderung zur Angebotsabgabe: nennt das Verfahren, die Angebotsfrist und die Anlagen.
• Bewerbungs- oder Vergabebedingungen: regeln den Ablauf, etwa die Form der Abgabe, den Umgang mit Fragen, die Zulassung von Nebenangeboten sowie Eignungs- und Zuschlagskriterien.
• Leistungsbeschreibung: beschreibt, was der Auftraggeber erwartet. Ist sie in einzelne Positionen mit Mengen gegliedert, spricht man vom Leistungsverzeichnis (LV).
• Vertragsbedingungen: allgemeine und besondere Bedingungen, bei Bauleistungen etwa die VOB/B, bei Liefer- und Dienstleistungen häufig die VOL/B, ergänzt um Regeln zu Vertragsstrafen, Zahlungen und Haftung.
• Formblätter: Angebotsschreiben, Preisblatt und Erklärungen, die Sie ausfüllen und zurückgeben.

Vergabeunterlagen prüfen: eine sinnvolle Reihenfolge

Lesen Sie die Unterlagen nicht einfach von vorn nach hinten, sondern nach ihrer Bedeutung für Ihre Entscheidung. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Eckdaten: Angebotsfrist, Frist für Fragen, Bindefrist, Ausführungszeitraum, Ort der Leistung und Aufteilung in Lose.
2. Mindestanforderungen: Was muss Ihr Angebot zwingend erfüllen, und können Sie das?
3. Eignung: Welche Referenzen, Umsätze, Zertifikate oder Versicherungen werden verlangt? Mehr dazu im Ratgeber zu Eignungsnachweisen.
4. Leistung: Umfang, Qualität, Mengen, Termine und Schnittstellen zu anderen Gewerken oder Dienstleistern.
5. Vertrag: Vertragsstrafen, Gewährleistung, Sicherheiten, Zahlungsbedingungen und Preisanpassung.
6. Wertung: Nach welchen Kriterien und mit welcher Gewichtung entscheidet der Auftraggeber?

Halten Sie jede Anforderung mit Fundstelle fest: Dokument, Seite, Abschnitt. So entsteht nebenbei die Grundlage für Ihre Checkliste und später für das Angebot.

Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis lesen

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück der Unterlagen, denn auf ihr beruht Ihre Kalkulation. Achten Sie auf Mengenangaben, Qualitätsstandards, vorgegebene Normen und auf Formulierungen wie „inklusive“ oder „bauseits“. Letzteres bedeutet, dass der Auftraggeber eine Leistung selbst stellt.

Prüfen Sie auch, was fehlt. Ist eine Leistung erkennbar nötig, taucht aber in keiner Position auf, ist das ein Kalkulationsrisiko. Gleiches gilt für Bedarfs- oder Wahlpositionen, deren Umfang offenbleibt.

GAEB-Dateien bei Bauleistungen

Bei Bauleistungen liegt das Leistungsverzeichnis häufig als GAEB-Datei bei. GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen, der ein einheitliches Austauschformat für Leistungsverzeichnisse festgelegt hat. Üblich ist, dass Sie eine Datei zur Angebotsaufforderung erhalten, etwa mit der Endung X83, und die bepreiste Fassung als Angebotsdatei, etwa X84, zurückgeben.

Für die Bearbeitung brauchen Sie eine Software, die GAEB-Dateien lesen und schreiben kann. Prüfen Sie, ob die Datei vollständig eingelesen wird und mit der PDF-Fassung übereinstimmt. Weitere Besonderheiten für Betriebe beschreibt die Seite Ausschreibungen für Handwerker.

Widersprüche klären: Frage statt Annahme

Auch Vergabeunterlagen enthalten Fehler. Mengen im Leistungsverzeichnis passen nicht zur Baubeschreibung, zwei Formblätter verlangen unterschiedliche Angaben, oder ein Termin steht mit zwei verschiedenen Daten im Text. Treffen Sie in solchen Fällen keine eigene Annahme und ändern Sie nichts an den Unterlagen.

Stellen Sie stattdessen eine Frage an die Vergabestelle, und zwar innerhalb der dafür vorgesehenen Frist. Die Antwort erhalten in der Regel alle Bieter, sodass für alle dieselbe Grundlage gilt. Wie Sie solche Fragen präzise formulieren, zeigt der Ratgeber zu Bieterfragen.

Checkliste für die Sichtung

• Alle Dokumente heruntergeladen, auch nachträglich veröffentlichte Änderungen und Antworten?
• Auf der Vergabeplattform für das Verfahren registriert, damit Sie Änderungen mitbekommen?
• Angebotsfrist, Fragenfrist und Bindefrist im Kalender eingetragen?
• Mindestanforderungen und mögliche Ausschlussgründe markiert?
• Geforderte Nachweise mit dem eigenen Bestand abgeglichen?
• Leistungsumfang, Mengen und Termine verstanden und kalkulierbar?
• Vertragsrisiken wie Vertragsstrafen und Sicherheiten bewertet?
• Zuschlagskriterien und Gewichtung notiert?
• Offene Punkte als Fragen formuliert?
• Alle einzureichenden Formblätter aufgelistet?

Mit dieser Liste treffen Sie eine begründete Entscheidung, ob Sie anbieten. Fällt sie positiv aus, folgt der nächste Schritt: ein Angebot für die Ausschreibung erstellen.

So unterstützen wir

Ausschreibungsprofi sichtet die Vergabeunterlagen vollständig und bespricht mit Ihnen Details, Chancen und Risiken, bevor Aufwand entsteht. Unser Tender Center, eine eigene, lokal betriebene KI-Analyse, liest die Unterlagen vorab und markiert Fristen, geforderte Nachweise und Referenzen. Die Einschätzung und die Entscheidung treffen Menschen, gemeinsam mit Ihnen.

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