Ausschreibungen Catering: Verpflegung für Schule, Kita und Kantine

Mittagessen in der Ganztagsschule, Frühstück und Mittagessen in der Kita, Menülinien in der Behördenkantine, Essen auf Rädern für Seniorinnen und Senioren: Über Ausschreibungen für Catering vergibt die öffentliche Hand Verpflegung in vielen Formen. Im Amtsblatt der EU (TED) erschienen zwischen September 2025 und September 2026 rund 510 Wettbewerbsbekanntmachungen deutscher Auftraggeber für Catering und Verpflegung – nur Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte (Abfrage vom 18.09.2026).

Viele Schul- und Kitaverträge liegen unter diesen Werten und werden national bekannt gemacht. Zudem zählt ein Teil der Verpflegungsleistungen zu den sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen, für die ein eigener, höherer Schwellenwert gilt.

Ausschreibungen für Catering nach Einrichtung

• Schule: Mittagessen im Ganztag, schwankende Teilnehmerzahlen, Ferienbetrieb, oft ein Bestell- und Abrechnungssystem für Eltern.
• Kita: altersgerechte Speisen und Portionen, häufig auch Frühstück und Zwischenmahlzeiten, besondere Sorgfalt bei Allergien.
• Kantine: mehrere Menülinien, Ausgabe und Kasse vor Ort, teils Bewirtschaftung der Räume durch den Caterer.
• Senioreneinrichtungen und Essen auf Rädern: Kostformen, angepasste Konsistenzen, Lieferung auch am Wochenende.

Die Einrichtung bestimmt also nicht nur den Speiseplan, sondern auch Logistik, Personal und Abrechnung. Lesen Sie die Leistungsbeschreibung deshalb zuerst auf diese Rahmenbedingungen hin.

DGE-Qualitätsstandards als Vorgabe

Viele Auftraggeber verweisen auf die DGE-Qualitätsstandards der Deutschen Gesellschaft für Ernährung. Es gibt sie für verschiedene Lebenswelten, von Kita und Schule über Betriebe, Behörden und Hochschulen bis zu Kliniken, Senioreneinrichtungen und Essen auf Rädern. Sie beschreiben, welche Lebensmittel wie häufig auf den Speiseplan gehören, und geben Empfehlungen zu Speiseplanung, Zubereitung und Nachhaltigkeit.

Die Unterlagen setzen den Standard mal als Mindestanforderung, mal als Wertungskriterium ein. Prüfen Sie Ihren Speiseplanzyklus vorab gegen die Häufigkeiten des Standards. Das spart in der Angebotsphase Zeit, wenn ein Musterspeiseplan verlangt ist.

Hygiene und Allergenkennzeichnung

Als Lebensmittelunternehmen brauchen Sie ein Eigenkontrollsystem nach den HACCP-Grundsätzen. HACCP steht für Hazard Analysis and Critical Control Points: Sie ermitteln Gefahren in Ihren Abläufen, legen kritische Kontrollpunkte fest und dokumentieren die Überwachung, etwa von Temperaturen. In Ausschreibungen fragen Auftraggeber häufig nach Hygienekonzept, Schulungsnachweisen und der Belehrung des Personals nach dem Infektionsschutzgesetz.

Für die Allergenkennzeichnung gilt die EU-Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV): Auch bei unverpackten Speisen müssen Sie über die Hauptallergene informieren. Die Unterlagen verlangen häufig Speisepläne mit ausgewiesenen Allergenen und Sonderkost für Kinder mit Allergien oder Unverträglichkeiten. Beschreiben Sie, wie Sie Verwechslungen in Küche, Transport und Ausgabe vermeiden.

Liefersysteme: Warmverpflegung, Cook & Chill, Frischküche

Lange Warmhaltezeiten mindern Geschmack und Nährstoffgehalt; die DGE-Qualitätsstandards empfehlen deshalb, sie kurz zu halten. Viele Ausschreibungen geben das Verpflegungssystem vor oder fragen nach der Zeit zwischen Fertigstellung und Ausgabe. Planen Sie Ihre Touren so, dass Sie diese Zusage auch bei Stau und Schnee einhalten.

Speiseplan und Probeessen in der Wertung

Neben dem Preis werten Auftraggeber oft die Qualität, belegt durch Musterspeisepläne über mehrere Wochen und ein Probeessen. Dabei verkostet ein Gremium, zu dem teils Eltern-, Schüler- oder Beschäftigtenvertretungen gehören, Speisen nach Geschmack, Aussehen, Temperatur und Konsistenz. Wie stark das zählt, zeigen die Zuschlagskriterien.

Liefern Sie das Probeessen so, wie der Alltag aussehen würde: gleiches System, gleiche Transportzeit, gleiche Portionsgröße. Ein aufwendig angerichteter Teller, den Sie später nicht halten können, weckt Erwartungen, die im Vertrag zur Last werden. Achten Sie im Speiseplan auf Vorgaben zu ökologisch erzeugten Lebensmitteln, Regionalität und vegetarischen Angeboten.

Preis je Essen kalkulieren

Der Angebotspreis wird meist je Essen oder je Portion abgefragt. Er muss Wareneinsatz, Personal in Küche und Ausgabe, Energie, Transport, Verpackung oder Geschirr, Spülen und Verwaltung decken. Klären Sie, wer die Ausgabe vor Ort übernimmt und wer die Essen abrechnet, bei Schulen oft direkt mit den Eltern.

Die Unterlagen nennen häufig geschätzte Essenszahlen, aber keine feste Abnahmemenge. Ferien, Krankheitswellen und Ausflüge lassen die Zahl schwanken, die Fixkosten bleiben. Kalkulieren Sie mit einer vorsichtigen Menge und prüfen Sie, ob der Vertrag eine Preisanpassung vorsieht, etwa bei steigenden Lebensmittelpreisen.

So unterstützen wir Caterer

Viele Verpflegungsaufträge sind regional, einzelne Schulen oder Kitas werden oft als eigene Lose vergeben. Das macht sie auch für kleinere Betriebe interessant; mehr dazu unter Ausschreibungen für kleine Unternehmen. Wir legen mit Ihnen ein Suchprofil nach Einrichtungsarten, Liefergebiet und Verpflegungssystem an, und unser Tender Center markiert Fristen, Termine für Probeessen und geforderte Nachweise. Wir sichten die Unterlagen, besprechen mit Ihnen Chancen und Risiken, erstellen Angebot und Verpflegungskonzept und halten den Kontakt zur Vergabestelle.

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