Eignungsnachweise bei öffentlichen Ausschreibungen

Wer einen öffentlichen Auftrag erhalten will, muss zeigen, dass er ihn ausführen kann. Diese Prüfung heißt Eignungsprüfung, die Belege dafür heißen Eignungsnachweise. Sie entscheiden oft schon vor dem Preis darüber, ob ein Angebot überhaupt in die Wertung kommt.

Was sind Eignungsnachweise?

Öffentliche Auftraggeber vergeben Aufträge nur an geeignete Unternehmen. Geeignet heißt: fachkundig und leistungsfähig, ohne dass ein Ausschlussgrund vorliegt. Für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte regelt das § 122 GWB; die Regeln für kleinere Aufträge folgen im Kern demselben Gedanken.

Welche Nachweise im Einzelfall gefordert sind, steht in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen. Die Anforderungen müssen mit dem Auftrag zusammenhängen und in einem angemessenen Verhältnis zu Gegenstand und Wert stehen. Ein Auftraggeber darf also nicht beliebig viel verlangen.

Die drei Eignungskategorien

Eignungskriterien dürfen nur drei Bereiche betreffen. Jeder Bereich beantwortet eine eigene Frage des Auftraggebers.

Hinzu kommen Belege, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Häufig verlangt werden Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft. Rechtlich ist das eine eigene Prüfung, in der Praxis liegen diese Bescheinigungen aber im selben Ordner.

Welche Nachweise im Einzelfall verlangt werden

Die Liste unterscheidet sich von Verfahren zu Verfahren. Die Unterhaltsreinigung einer Schule verlangt andere Referenzen als die Sanierung eines Rathausdachs. Suchen Sie deshalb in jeder Bekanntmachung den Abschnitt zu den Eignungskriterien und gleichen Sie ihn mit den Formblättern ab. Achten Sie besonders auf Mindestanforderungen, etwa einen Mindestumsatz oder eine bestimmte Zahl vergleichbarer Referenzen.

Bei Referenzen zählt die Vergleichbarkeit. Auftraggeber fragen häufig nach Art der Leistung, Zeitraum, Auftragswert und einer Ansprechperson beim damaligen Kunden. Fehlt Ihnen eine Referenz in der geforderten Größe, kann eine Bietergemeinschaft weiterhelfen oder die Eignungsleihe, bei der Sie sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens stützen.

Eigenerklärung oder Bescheinigung?

Eine Eigenerklärung ist eine Erklärung des Unternehmens selbst, zum Beispiel über Umsätze oder Beschäftigtenzahlen. Eine Bescheinigung stammt von einer dritten Stelle, etwa vom Finanzamt, von der Bank oder vom Versicherer. In vielen Verfahren genügt mit dem Angebot zunächst die Eigenerklärung. Die Bescheinigungen fordert der Auftraggeber dann häufig nur von den Bietern an, die für den Zuschlag in Betracht kommen.

Eine Eigenerklärung ist trotzdem keine Formalie. Falsche Angaben können zum Ausschluss führen. Unterschreiben Sie daher nur, was Sie auf Nachfrage mit einem Dokument belegen können. Oberhalb der EU-Schwellenwerte bündelt die Einheitliche Europäische Eigenerklärung diese Angaben in einem Standardformular.

Präqualifizierung als Abkürzung

Statt für jedes Verfahren dieselben Unterlagen neu einzureichen, können Unternehmen ihre Eignung vorab prüfen lassen. Bauunternehmen nutzen dafür PQ-VOB, Liefer- und Dienstleister das amtliche Verzeichnis der Industrie- und Handelskammern. Der Eintrag ersetzt viele Einzelnachweise, aber nicht alle. Wie das funktioniert, erklärt der Beitrag zur Präqualifizierung.

Eignungsnachweise dauerhaft pflegen

Die meiste Zeit kostet nicht das Ausfüllen, sondern das Suchen. Wer seine Eignungsnachweise zentral ablegt, reagiert schneller und macht weniger Fehler. Hilfreich ist eine feste Nachweismappe mit einer Übersicht, wann welches Dokument ausgestellt wurde.

• Bescheinigungen mit Ausstellungsdatum ablegen und rechtzeitig neu anfordern, denn viele Auftraggeber verlangen aktuelle Fassungen.
• Umsätze nach jedem Jahresabschluss in die Vorlage übernehmen.
• Die Referenzliste laufend ergänzen und vorab klären, ob frühere Kunden als Ansprechpartner genannt werden dürfen.
• Qualifikationsnachweise und Lebensläufe der Schlüsselpersonen aktuell halten.
• Die Versicherungsbestätigung mit den aktuellen Deckungssummen griffbereit haben.

Wenn ein Nachweis fehlt

Fehlt ein Nachweis oder ist er unvollständig, kann der Auftraggeber ihn in bestimmten Fällen nachfordern. Die Regeln dazu stehen unter anderem in § 56 VgV und für Bauleistungen in der VOB/A. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht, denn manche Auftraggeber schließen die Nachforderung in den Unterlagen aus. Welche Fehler typischerweise zum Ausschluss des Angebots führen, zeigt ein eigener Beitrag.

So unterstützen wir

Unser Tender Center markiert beim Lesen der Unterlagen, welche Nachweise und Referenzen ein Verfahren verlangt. Daraus entsteht eine Liste, die wir mit Ihnen gegen Ihre vorhandenen Dokumente abgleichen. Fehlt etwas, sehen Sie das vor der Entscheidung für ein Angebot und nicht erst kurz vor Fristende. Anschließend stellen wir die Nachweise geordnet für die Angebotsabgabe zusammen.

Häufige Fragen