Suchprofil für öffentliche Ausschreibungen

Ein Suchprofil für öffentliche Ausschreibungen beschreibt, welche Aufträge für Ihr Unternehmen infrage kommen und welche nicht. Es ist die Grundlage jeder Suche, ob wir sie für Sie übernehmen oder Sie selbst suchen. Ist das Profil zu weit, gehen die passenden Verfahren in langen Listen unter. Ist es zu eng, fehlen genau die Aufträge, die Sie gewinnen könnten.

Was ein Suchprofil für öffentliche Ausschreibungen leistet

Bund, Länder und Kommunen veröffentlichen laufend neue Verfahren, verteilt auf viele Plattformen und in einer eigenen Sprache. Ein Suchprofil übersetzt Ihr Leistungsangebot in diese Sprache. Es legt fest, nach welchen Begriffen und Kennziffern gesucht wird, welche Regionen und Auftragsgrößen zählen und welche Treffer sofort herausfallen. Damit wird aus einer unüberschaubaren Menge an Bekanntmachungen eine kurze Liste, die sich in wenigen Minuten sichten lässt.

Was in das Suchprofil hineingehört

• Leistungen: was Sie anbieten, in den Worten, die Auftraggeber in Bekanntmachungen verwenden. Die interne Fachsprache Ihres Betriebs ist oft eine andere.
• CPV-Codes: die Kennziffern, unter denen Ihre Leistungen typischerweise ausgeschrieben werden, mit Haupt- und Nebencodes.
• Regionen: wo Sie die Leistung realistisch erbringen können, etwa im Umkreis Ihrer Standorte oder bundesweit.
• Auftragsgröße und Laufzeit: was Sie personell und finanziell tragen können, von der Einzelleistung bis zum mehrjährigen Rahmenvertrag.
• Eignung: welche Nachweise, Zertifikate und Referenzen vorliegen, damit wir Verfahren mit unerfüllbaren Anforderungen früh erkennen.
• Ausschlussbegriffe: Wörter, die verlässlich auf unpassende Aufträge hinweisen.

CPV-Codes: die Kennziffern der Bekanntmachungen

CPV steht für Common Procurement Vocabulary, das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge. Das Verzeichnis ist EU-weit einheitlich und in einer Verordnung der Europäischen Union festgelegt. Jeder Code steht für eine Leistung, und die Codes sind hierarchisch aufgebaut: Die ersten Ziffern bezeichnen einen Bereich, jede weitere Stelle macht die Leistung genauer.

In der Praxis wählen Auftraggeber die Codes nicht immer einheitlich. Manche Bekanntmachung trägt nur einen groben Hauptcode, andere einen, der auf den ersten Blick gar nicht passt. Eine Suche allein über Codes verpasst deshalb Aufträge, eine Suche allein über Stichworte liefert viel Unpassendes. Ein brauchbares Suchprofil kombiniert beides: Codes für die Breite, Stichworte und Ausschlussbegriffe für die Schärfe. Wie Sie dabei vorgehen können, zeigt auch der Ratgeber Ausschreibungen finden.

So entsteht Ihr Suchprofil

1. Im Gespräch klären wir, was Sie anbieten, wo und in welchem Umfang, und welche Aufträge Sie ausdrücklich nicht wollen.
2. Wir sehen uns an, unter welchen Begriffen und Codes vergleichbare Leistungen in früheren Bekanntmachungen erschienen sind.
3. Ein Probelauf gegen aktuelle Bekanntmachungen zeigt, ob die Trefferliste passt oder zu viel Rauschen enthält.
4. Wir schärfen Begriffe, Codes und Ausschlüsse nach, bis die Liste überschaubar ist und nichts Wesentliches fehlt.
5. Das fertige Profil hinterlegen wir im Tender Center, das neue Bekanntmachungen laufend damit abgleicht.

Beispiele aus einzelnen Branchen

Wie ein Profil aussieht, hängt stark von der Branche ab. Ein Reinigungsunternehmen sucht nach Unterhalts-, Glas- und Sonderreinigung und schließt Leistungen aus, die es nicht anbietet; worauf es in diesen Verfahren ankommt, zeigt die Seite Ausschreibungen Gebäudereinigung. Ein Elektrobetrieb unterscheidet zwischen Installation, Wartung und Prüfung und legt fest, bis zu welcher Größe er Bauaufträge übernimmt, wie auf der Seite Ausschreibungen für Handwerker beschrieben. Ein IT-Dienstleister trennt Softwareentwicklung, Betrieb und Support, weil diese Verfahren ganz unterschiedliche Referenzen verlangen.

Ein Suchprofil ist nie fertig

Ihr Unternehmen verändert sich, und das Profil sollte mitgehen. Neue Referenzen öffnen größere Verfahren, ein zusätzliches Zertifikat erlaubt Aufträge, die vorher ausgeschieden wären, und volle Auftragsbücher sprechen für ein engeres Profil. Auch die Trefferliste selbst gibt Hinweise: Tauchen immer wieder dieselben unpassenden Verfahren auf, fehlt ein Ausschlussbegriff. Wir passen das Profil an, sobald sich an Ihrem Angebot oder Ihren Kapazitäten etwas ändert.

Was Sie beisteuern

Für das erste Profil brauchen wir keine fertigen Unterlagen. Hilfreich sind eine kurze Beschreibung Ihrer Leistungen in eigenen Worten, eine Liste bisheriger Aufträge, Angaben zu Regionen und Kapazitäten sowie Beispiele für Aufträge, die Sie gern hätten, und für solche, die Sie bewusst nicht wollen. Haben Sie schon an Ausschreibungen teilgenommen, sind auch diese Verfahren aufschlussreich.

Was das Suchprofil kostet

Wir rechnen nach Aufwand ab. Wie hoch er ist, hängt davon ab, wie breit Ihr Leistungsangebot ist und in wie vielen Bereichen gesucht werden soll. Im Ausschreibungs-Check beziffern wir den Aufwand transparent, bevor Sie etwas beauftragen – die 500 € dafür rechnen wir bei Auftragserteilung voll an. Das Suchprofil ist zugleich die Grundlage unseres Ausschreibungsservice, der auf dieser Basis laufend passende Verfahren meldet.

Häufige Fragen