Ein Angebot für eine Ausschreibung erstellen

Ein Angebot auf eine öffentliche Ausschreibung ist kein Werbeprospekt. Der Auftraggeber gibt vor, welche Angaben, Erklärungen und Formblätter er erwartet und in welcher Form sie eingehen müssen. Wer davon abweicht, riskiert, dass sein Angebot gar nicht gewertet wird. Gute Angebote entstehen deshalb nach einem festen Ablauf.

Erst entscheiden, dann schreiben: die Go/No-Go-Prüfung

Bevor Sie Stunden in Kalkulation und Konzepte stecken, klären Sie, ob sich die Teilnahme lohnt. Diese Vorprüfung heißt Go/No-Go-Entscheidung: ein bewusstes Ja oder Nein zur Angebotsabgabe. Grundlage ist eine vollständige Sichtung der Unterlagen; wie Sie dabei vorgehen, beschreibt unser Ratgeber Vergabeunterlagen prüfen.

• Passt die Leistung zu dem, was Ihr Betrieb regelmäßig erbringt?
• Können Sie die geforderte Eignung belegen, etwa mit Referenzen, Umsätzen oder Zertifikaten?
• Reichen Personal und Kapazität im Ausführungszeitraum?
• Sind Vertragsbedingungen, Haftung und Zahlungsmodalitäten für Sie tragbar?
• Bleibt bis zum Ende der Angebotsfrist genug Zeit für ein sorgfältiges Angebot?

Ein begründetes Nein ist kein Scheitern. Es schützt Ihre Kapazität für Verfahren, in denen Ihr Angebot realistische Chancen hat.

Angebot für eine Ausschreibung erstellen: die Bestandteile

Was genau einzureichen ist, legen die Unterlagen des jeweiligen Verfahrens fest. In vielen Verfahren tauchen jedoch dieselben Bausteine auf:

• Angebotsschreiben oder Angebotsvordruck: das Formblatt des Auftraggebers, mit dem Sie verbindlich anbieten. Es enthält häufig den Gesamtpreis und die Angaben zu Ihrem Unternehmen.
• Preisblatt oder Leistungsverzeichnis: die Liste der einzelnen Leistungspositionen, in die Sie Einheits- und Gesamtpreise eintragen.
• Eignungsunterlagen: Erklärungen und Belege zu Fachkunde und Leistungsfähigkeit, etwa Referenzlisten oder Versicherungsbestätigungen. Einzelheiten finden Sie im Ratgeber zu Eignungsnachweisen.
• Konzepte: beschreibende Teile, zum Beispiel zur Arbeitsorganisation, zur Qualitätssicherung oder zum Personaleinsatz, wenn der Auftraggeber sie bewertet.
• Geforderte Erklärungen: etwa zum Einsatz von Nachunternehmern, zu einer Bietergemeinschaft oder dazu, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Fehlt ein geforderter Bestandteil, kann das den Ausschluss bedeuten. Legen Sie deshalb gleich zu Beginn eine Liste aller verlangten Dokumente an und haken Sie jedes einzeln ab.

Kalkulation auf Basis der Unterlagen

Kalkulieren Sie genau die Leistung, die in der Leistungsbeschreibung steht. Mengen, Qualitätsanforderungen, Ausführungszeitraum und Vertragsbedingungen bestimmen Ihren Preis. Eigene Annahmen, die von den Unterlagen abweichen, gehören nicht ins Angebot.

Prüfen Sie jede Position auf Plausibilität: Sind Lohnkosten, Material, Anfahrt, Gemeinkosten und Wagnis berücksichtigt? Erscheint ein Preis ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber eine Aufklärung, und die sollten Sie belegen können. Ist eine Position unklar, stellen Sie rechtzeitig eine Bieterfrage an die Vergabestelle, statt zu raten.

Konzept und Preis aufeinander abstimmen

Bewertet der Auftraggeber neben dem Preis auch Qualität, zählen die Konzepte oft ebenso wie die Kalkulation. Planen Sie dafür eigene Zeit ein, denn gute Konzepte entstehen nicht am letzten Abend. Achten Sie darauf, dass beide Teile zusammenpassen: Was Sie im Konzept zusagen, etwa zusätzliches Personal oder häufigere Kontrollen, muss auch im Preis stecken. Wie Auftraggeber Preis und Qualität gegeneinander abwägen, erklärt der Ratgeber zu Zuschlagskriterien.

Unterlagen nicht verändern

Ein vermeidbarer Fehler: Bieter ändern die Vergabeunterlagen. Das kann eine gestrichene Klausel sein, ein eigener Zusatz im Formblatt oder ein Verweis auf die eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Solche Änderungen führen in der Regel zum Ausschluss.

Füllen Sie nur die dafür vorgesehenen Felder aus und verwenden Sie die Formblätter des Auftraggebers. Weitere typische Fehler und wie Sie ihnen vorbeugen, zeigt der Beitrag zum Ausschluss des Angebots.

Abgabe in der geforderten Form und vor Fristende

Die Angebotsfrist ist der Zeitpunkt, bis zu dem Ihr Angebot beim Auftraggeber eingegangen sein muss. Sie steht in der Bekanntmachung und in den Unterlagen, meist mit Datum und Uhrzeit. Ein verspätetes Angebot wird in aller Regel nicht mehr gewertet.

In vielen Verfahren reichen Sie Angebote ausschließlich elektronisch über eine Vergabeplattform ein; die Vergabeverordnung regelt dazu die Form und Übermittlung von Angeboten (§ 53 VgV). Planen Sie Registrierung, Upload und eine gegebenenfalls verlangte elektronische Signatur rechtzeitig ein. Wie das technisch abläuft, beschreibt der Ratgeber zur E-Vergabe.

Laden Sie nicht in letzter Minute hoch. Technische Probleme, große Dateien oder eine abgelaufene Anmeldung kosten Zeit, und die Frist verlängert sich dadurch in der Regel nicht.

Vier-Augen-Prüfung vor der Abgabe

Lassen Sie das fertige Angebot von einer zweiten Person prüfen, die nicht selbst kalkuliert oder geschrieben hat. Sie sieht Lücken, die dem Verfasser nach Tagen am Text entgehen.

1. Sind alle geforderten Dokumente vorhanden und in der verlangten Fassung?
2. Sind alle Preisfelder ausgefüllt, und stimmen Einzel- und Gesamtpreise überein?
3. Sind die Formblätter unverändert und dort unterschrieben oder signiert, wo es verlangt ist?
4. Passen Firmenname, Anschrift und Angaben in allen Erklärungen zusammen?
5. Entsprechen Dateiformate und Dateinamen den Vorgaben der Plattform?

So unterstützen wir

Ausschreibungsprofi sichtet mit Ihnen die Vergabeunterlagen, bespricht Chancen und Risiken und erstellt die Angebotsunterlagen, vom Angebotsschreiben bis zu den Konzepten. Die Kommunikation mit der Vergabestelle übernehmen wir auf Wunsch ebenfalls. Wie wir dabei unterstützen, beschreibt die Seite Angebotserstellung für Ausschreibungen.

Häufige Fragen