Zuschlagskriterien: So werten Auftraggeber Angebote

Viele Bieter lesen die Leistungsbeschreibung gründlich und die Wertungsregeln nur flüchtig. Dabei entscheiden die Zuschlagskriterien darüber, ob sich ein höherer Preis durch bessere Qualität ausgleichen lässt oder ob am Ende nur die Zahl unter dem Strich zählt. Sie stehen zusammen mit ihrer Gewichtung in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen.

Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot

Nach § 127 GWB erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag. Maßgeblich ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis; neben dem Preis oder den Kosten dürfen auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte zählen. Das wirtschaftlichste Angebot ist also nicht automatisch das billigste.

Die Vorschrift gilt für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte; unterhalb folgen die jeweiligen Vergabeordnungen demselben Grundsatz. Die Kriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und so bestimmt sein, dass der Zuschlag nicht willkürlich erfolgt. Der Auftraggeber macht Kriterien und Gewichtung vorab bekannt und ist an sie gebunden.

Preis und Qualität: typische Zuschlagskriterien

Der Preis spielt in der Regel eine Rolle, in manchen Verfahren ist er das einzige Kriterium. Kommen qualitative Kriterien hinzu, sind das häufig:

• die Qualität eines Konzepts, etwa zur Arbeitsorganisation, zur Einarbeitung oder zur Qualitätssicherung
• Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, wenn diese die Leistung wesentlich beeinflussen
• technischer Wert, Zweckmäßigkeit oder Zugänglichkeit einer Lösung
• Umweltaspekte, zum Beispiel Energieverbrauch oder Emissionen
• Kundendienst, Lieferbedingungen oder Ausführungsfristen

Manchmal gibt der Auftraggeber auch einen Festpreis vor; dann konkurrieren die Bieter nur noch über die Qualität. Gerade bei geistigen Leistungen spielt die Qualität häufig eine größere Rolle, wie die Seite zu Ausschreibungen für Beratungsleistungen zeigt.

Gewichtung und Bewertungsmatrix

Die Gewichtung legt fest, wie stark jedes Kriterium in die Gesamtbewertung eingeht, häufig als Prozentsatz. Oft gliedert sich ein Kriterium in Unterkriterien mit eigener Gewichtung. Die Bewertungsmatrix ist die Tabelle, in der der Auftraggeber alle Kriterien, Gewichte und vergebenen Punkte zusammenführt.

Für den Preis nennen die Unterlagen häufig eine Formel, nach der er in Punkte umgerechnet wird. Qualitative Kriterien bewerten Auftraggeber oft mit einer Punkteskala, deren Stufen wie Schulnoten beschrieben sind, etwa von „nicht erfüllt“ bis „in besonderem Maße erfüllt“. Entscheidend für Sie ist, was die Unterlagen als Maßstab für die höchste Stufe beschreiben.

Fiktives Beispiel: Wie die Gewichtung wirkt

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und beschreibt kein reales Verfahren. Angenommen, ein Auftraggeber gewichtet den Preis mit 60 Prozent und ein Konzept mit 40 Prozent. Das günstigste Angebot erhält 100 Preispunkte, jedes Prozent Mehrpreis kostet einen Punkt. Das Konzept wird mit null bis fünf Punkten bewertet, die auf eine Skala bis 100 umgerechnet werden.

Bieter B ist teurer und liegt trotzdem vorn, weil sein Konzept deutlich besser bewertet wird. Mit einer anderen Gewichtung oder Preisformel kann das Ergebnis genau umgekehrt ausfallen. Rechnen Sie deshalb vor der Abgabe durch, wie Preis und Qualität in Ihrem konkreten Verfahren zusammenwirken.

Zuschlagskriterien im Angebot gezielt bedienen

Bewertet wird, was im Angebot steht, nicht der Ruf Ihres Unternehmens. Gliedern Sie Konzepte nach den Kriterien und Unterkriterien der Unterlagen und verwenden Sie deren Begriffe als Überschriften. So finden die Bewertenden jede Antwort dort, wo sie sie suchen.

• Beantworten Sie jede Frage des Auftraggebers ausdrücklich, auch wenn sie Ihnen selbstverständlich erscheint.
• Beschreiben Sie konkret, wer was wann mit welchen Mitteln tut und wie Sie das Ergebnis kontrollieren.
• Beziehen Sie sich auf Objekt, Nutzer und Rahmenbedingungen dieses Auftrags statt auf allgemeine Textbausteine.
• Halten Sie vorgegebene Seitenumfänge und Formate ein, damit nichts unberücksichtigt bleibt.
• Sagen Sie nur zu, was Sie auch kalkuliert haben und leisten können.

Bleibt unklar, was eine Bewertungsstufe verlangt, fragen Sie über eine Bieterfrage nach. Die Kriterien selbst finden Sie, wenn Sie die Vergabeunterlagen prüfen, meist in den Bewerbungsbedingungen. Wie Konzept und Kalkulation zu einem vollständigen Angebot werden, beschreibt der Ratgeber Angebot für eine Ausschreibung erstellen.

Nach der Wertung: Information der Bieter

Oberhalb der EU-Schwellenwerte muss der Auftraggeber in der Regel die Bieter, die nicht zum Zug kommen, vor dem Vertragsschluss informieren (§ 134 GWB). Die Mitteilung nennt den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Lesen Sie diese Information genau, denn sie zeigt, wo Ihr Angebot Punkte verloren hat. Ob gegen die Entscheidung etwas unternommen werden kann, gehört in die Hände einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Vergaberecht, und zwar zügig, weil der Vertrag nach einer kurzen Wartefrist geschlossen werden darf.

So unterstützen wir

Wir lesen die Zuschlagskriterien gemeinsam mit Ihnen, besprechen, wo Ihr Angebot Punkte sammeln kann, und erstellen Konzepte, die sich eng an der Bewertungsmatrix orientieren. Preis und Qualität stimmen wir so aufeinander ab, dass Zusagen und Kalkulation zusammenpassen. Mehr dazu auf der Seite Ausschreibungsberatung.

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