Ausschreibungen IT-Dienstleistungen: Software, Betrieb und Beratung

Fachverfahren, Rechenzentren, Arbeitsplatzbetreuung, Digitalisierung von Verwaltungsleistungen: Über Ausschreibungen für IT-Dienstleistungen kauft die öffentliche Hand in großer Breite ein. Im Amtsblatt der EU (TED) erschienen zwischen September 2025 und September 2026 rund 4.100 Wettbewerbsbekanntmachungen deutscher Auftraggeber für IT-Dienste und rund 3.000 für Software – nur Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte (Abfrage vom 18.09.2026). National bekannt gemachte Verfahren kommen hinzu.

Software, Betrieb, Support, Beratung: was ausgeschrieben wird

• Software: Entwicklung und Anpassung von Fachverfahren, Lizenzen, Pflege bestehender Anwendungen.
• Betrieb: Rechenzentrums- und Cloud-Leistungen, Hosting, Netzwerk- und Arbeitsplatzbetrieb.
• Support: Service Desk, Betreuung vor Ort, Wartung mit vereinbarten Reaktionszeiten.
• Beratung: IT-Strategie, Architektur, Projektleitung, Informationssicherheit.

Viele dieser Leistungen vergeben Auftraggeber als Rahmenvereinbarung: Bedingungen und Preise stehen für mehrere Jahre fest, die Leistung wird bei Bedarf abgerufen. Die Unterlagen nennen dafür geschätzte Mengen, eine Abnahme in dieser Höhe ist aber meist nicht zugesagt. Kalkulieren Sie Tagessätze so, dass sie auch bei geringer Auslastung tragen.

EVB-IT als Vertragsgrundlage

Die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) sind Vertragsmuster der öffentlichen Hand, die mit der IT-Wirtschaft verhandelt wurden. Es gibt sie für unterschiedliche Leistungstypen, etwa EVB-IT Dienstleistung, EVB-IT Erstellung, EVB-IT System oder EVB-IT Cloud. Der Bund und viele weitere Auftraggeber legen sie ihren IT-Ausschreibungen zugrunde.

Für Sie heißt das: Die Vertragsbedingungen stehen fest, bevor Sie anbieten. Eigene Geschäfts- oder Lizenzbedingungen können Sie nur einbringen, wo die Unterlagen es vorsehen. Wer sie trotzdem beilegt, riskiert, dass der Auftraggeber das als Änderung der Vergabeunterlagen wertet – mehr dazu unter Ausschluss des Angebots. Lesen Sie vor allem die Anlagen zu Service-Levels, Haftung, Vertragsstrafen und Übergabe am Vertragsende.

Referenzen und Personalprofile

IT-Ausschreibungen prüfen die Eignung häufig über Referenzen: vergleichbare Projekte mit Auftraggeber, Zeitraum, Umfang, eingesetzter Technik und einer Ansprechperson. Die Unterlagen legen fest, was als vergleichbar gilt und wie alt eine Referenz höchstens sein darf. Pflegen Sie eine Referenzsammlung, die Sie ohne Suchaufwand auf solche Vorgaben zuschneiden können; Grundlagen dazu finden Sie im Ratgeber Eignungsnachweise.

Hinzu kommen Personalprofile: Lebensläufe des vorgesehenen Teams mit Ausbildung, Berufs- und Projekterfahrung sowie Zertifizierungen, etwa im Projekt- oder Servicemanagement. Oft werden sie nicht nur geprüft, sondern gewertet. Benennen Sie nur Personen, die tatsächlich verfügbar sind; viele Verträge erlauben einen Austausch nur mit Zustimmung und bei gleichwertiger Qualifikation.

Informationssicherheit und Datenschutz

Wer Daten der Verwaltung verarbeitet oder Systeme betreibt, muss zeigen, dass er sie schützen kann. Häufig verlangen die Unterlagen ein Informationssicherheitskonzept, teils eine Zertifizierung nach ISO 27001, auch auf Basis von IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Bei Cloud-Diensten fragen manche Auftraggeber nach einem Testat zum C5-Kriterienkatalog des BSI.

Verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Auftrag, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nötig. Die Unterlagen regeln oft zusätzlich, wo Daten gespeichert werden dürfen, wie Unterauftragnehmer einzubinden sind und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten. Beschreiben Sie diese Maßnahmen konkret für den ausgeschriebenen Betrieb, nicht allgemein für Ihr Unternehmen.

Konzepte, Präsentation und Teststellung

Bei IT-Aufträgen hat die Qualität in der Wertung oft großes Gewicht. Typisch sind Konzepte zum Projektvorgehen, zur Migration, zum Betrieb und zur Übergabe am Vertragsende, dazu eine Präsentation des Teams. Bei Software verlangen Auftraggeber teils eine Teststellung, in der Sie in einer Testumgebung zeigen, dass Ihre Lösung die Anforderungen erfüllt.

Richten Sie jedes Konzept an den Zuschlagskriterien und der Bewertungsmatrix aus: Jede Frage bekommt eine erkennbare Antwort, jede Aussage ein Beispiel aus Ihrer Praxis. Lassen Sie die Personen präsentieren, die später im Projekt arbeiten.

Ausschreibungen IT-Dienstleistungen richtig auswählen

IT-Verfahren binden viel Aufwand, deshalb lohnt eine bewusste Auswahl. Prüfen Sie früh, ob Sie die Mindestanforderungen an Umsatz, Referenzen und Personal erfüllen und ob Ihr Team im geplanten Zeitraum frei ist. Fehlt ein Baustein, kann eine Bietergemeinschaft oder ein Nachunternehmer die Lücke schließen.

So unterstützen wir IT-Unternehmen

Wir erstellen mit Ihnen ein Suchprofil nach Leistungsarten, Technologien und Auftraggebern und finden passende Verfahren bundesweit. Unser Tender Center liest Bekanntmachungen und Unterlagen, gleicht sie mit dem Suchprofil ab und markiert Fristen, Nachweise und Referenzanforderungen; entscheiden tun Menschen. Wir besprechen mit Ihnen Chancen und Risiken, erstellen Angebot, Konzepte und Personalprofile in der geforderten Form und übernehmen die Kommunikation mit der Vergabestelle. Für Spezialfragen greifen wir auf ein Netzwerk an Spezialisten für viele Fachbereiche zurück.

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