Angebotserstellung für Ausschreibungen: vollständig und formgerecht

Bei der Angebotserstellung für Ausschreibungen zählt zuerst die Form. Ein Angebot auf ein öffentliches Verfahren ist kein Werbeprospekt: Der Auftraggeber legt fest, welche Angaben, Erklärungen und Formblätter er erwartet und in welcher Form sie eingehen müssen. Wer davon abweicht, riskiert, dass sein Angebot gar nicht gewertet wird. Wir übernehmen diese Arbeit und halten Ihnen den Rücken frei für die Entscheidungen, die nur Sie treffen können.

Angebotserstellung für Ausschreibungen: was wir erstellen

• Formblätter und Erklärungen: Angebotsschreiben, Eigenerklärungen, Angaben zu Nachunternehmern oder zur Bietergemeinschaft, jeweils in der vom Auftraggeber vorgegebenen Fassung.
• Eignungsunterlagen: Wir stellen Referenzen, Umsatzangaben, Versicherungsnachweise und Bescheinigungen zusammen und gleichen sie mit den Anforderungen ab.
• Konzepte: Wir schreiben die geforderten Konzepte, etwa zu Arbeitsorganisation, Qualitätssicherung oder Personaleinsatz, aufbauend auf Ihren Abläufen.
• Preisblätter: Wir übertragen Ihre Preise in Preisblatt oder Leistungsverzeichnis und prüfen, ob jede geforderte Position einen Preis trägt.
• Checkliste: Jedes verlangte Dokument steht auf einer Liste und wird einzeln abgehakt.

Ihre Preise bleiben Ihre Preise

Die Kalkulation ist Ihre Sache, denn nur Sie kennen Ihre Kosten, Ihre Auslastung und Ihren Spielraum. Wir sorgen dafür, dass die Preise vollständig und unverändert in den vorgegebenen Dokumenten stehen, dass keine Position fehlt und dass das Leistungsverzeichnis nicht verändert wird. Fehlende Preise und eigenmächtige Änderungen an den Unterlagen gehören zu den häufigsten Gründen für einen Ausschluss des Angebots. Fällt uns beim Übertragen etwas auf, etwa eine Position, die im Vergleich ungewöhnlich niedrig erscheint, sprechen wir Sie darauf an.

Konzepte, die sich an der Wertung orientieren

Verlangt der Auftraggeber Konzepte, bewertet er sie meist nach einer festen Matrix. Ein gutes Konzept beginnt deshalb bei den Zuschlagskriterien und beantwortet sie in der vorgegebenen Gliederung, statt allgemeine Firmenbeschreibungen zu wiederholen. Was sich keinem Kriterium zuordnen lässt, bringt keine Punkte. Welche Konzepte je Branche typisch sind, zeigen Beispiele: das Reinigungskonzept mit Leistungswerten auf der Seite Ausschreibungen Gebäudereinigung, das Einsatz- und Vertretungskonzept unter Ausschreibungen Sicherheitsdienst oder Personalprofile und Referenzen unter Ausschreibungen IT-Dienstleistungen.

Form und Frist

Oberhalb der EU-Schwellenwerte übermitteln Unternehmen ihre Angebote nach § 53 VgV grundsätzlich in Textform mithilfe elektronischer Mittel, also über die Vergabeplattform. Manche Verfahren verlangen zusätzlich eine elektronische Signatur. Unterhalb der Schwellenwerte ist die elektronische Abgabe ebenfalls weit verbreitet; maßgeblich sind die Vorgaben des jeweiligen Verfahrens. Entscheidend ist der Eingang vor Ablauf der Angebotsfrist. Wir planen deshalb Puffer für den Upload ein, denn große Dateien und ausgelastete Plattformen kurz vor Fristende sind ein vermeidbares Risiko. Wie die elektronische Abgabe im Einzelnen funktioniert, erklärt der Ratgeber E-Vergabe.

Die Abgabe: vorbereitet von uns, freigegeben von Ihnen

Das Angebot ist Ihr Angebot und wird in Ihrem Namen abgegeben. Wir bereiten die Unterlagen und die Abgabe auf der Vergabeplattform so vor, dass Ihnen nur noch die Freigabe und das Absenden bleiben. Vorher gehen wir das Angebot mit Ihnen durch: Stimmen alle Angaben, sind alle Erklärungen unterschrieben oder signiert, liegen alle Dateien in der verlangten Form vor?

Nach der Abgabe

Mit dem Hochladen ist die Arbeit nicht immer beendet. Der Auftraggeber kann Unterlagen nachfordern oder um Aufklärung bitten, oft mit kurzer Frist. Wir behalten das Verfahren im Blick und bereiten Antworten mit Ihnen vor. Gewinnen Sie den Auftrag nicht, lohnt ein Blick auf die Mitteilung des Auftraggebers: Sie zeigt oft, wo das nächste Angebot stärker werden kann.

Was Sie beisteuern

Einiges kann nur aus Ihrem Unternehmen kommen: die Preise und ihre Kalkulation, Angaben zu Personal, Geräten und Abläufen für die Konzepte, Referenzen mit Ansprechpartnern, die genannt werden dürfen, und aktuelle Bescheinigungen. Hinzu kommen Unterschriften oder elektronische Signaturen, wo das Verfahren sie verlangt, und am Ende Ihre Freigabe. Je früher diese Angaben vorliegen, desto mehr Zeit bleibt für Rückfragen und für die Prüfung vor der Abgabe. Was fehlt, sehen Sie auf unserer Checkliste, lange bevor die Frist drückt.

Was die Angebotserstellung kostet

Wir rechnen nach Aufwand ab. Er hängt vor allem davon ab, wie viele Formblätter, Nachweise und Konzepte ein Verfahren verlangt, ob es in Lose geteilt ist und wie viel Zeit bis zur Frist bleibt. Im Ausschreibungs-Check beziffern wir den Aufwand transparent, bevor Sie etwas beauftragen – die 500 € dafür rechnen wir bei Auftragserteilung voll an.

Häufige Fragen