E-Vergabe: So geben Sie Angebote elektronisch ab

Für Bieter verändert die elektronische Vergabe weniger den Inhalt eines Angebots als den Weg dorthin. Porto, Kuriere und der Einwurf beim Amt entfallen. Dafür kann ein fertiges Angebot an einer Kleinigkeit scheitern: an einem abgelaufenen Zertifikat, einer zu großen Datei oder einem Upload in letzter Minute.

Was bedeutet E-Vergabe?

Bei der E-Vergabe kommunizieren Auftraggeber und Unternehmen über elektronische Mittel. Der Auftraggeber stellt Bekanntmachung und Vergabeunterlagen online bereit. Bieter stellen Fragen, erhalten Antworten und reichen ihr Angebot über eine Vergabeplattform ein. Eine Vergabeplattform ist eine Software, über die der Auftraggeber das Verfahren abwickelt.

Welche Plattform in Ihrem Verfahren gilt, steht in der Bekanntmachung, und Sie können sie nicht frei wählen. Bund, Länder und viele Kommunen betreiben eigene Lösungen oder nutzen gemeinsame. Als regelmäßiger Bieter haben Sie deshalb schnell mehrere Zugänge, etwa zur Vergabeplattform des Bundes und zu den Plattformen in Ihrer Region. Wo Sie passende Verfahren überhaupt entdecken, lesen Sie im Beitrag Ausschreibungen finden.

Seit wann ist die E-Vergabe Pflicht?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist die elektronische Kommunikation seit dem 18. Oktober 2018 verbindlich. Seitdem übermitteln Unternehmen ihre Angebote dort grundsätzlich elektronisch. Form und Übermittlung regelt die Vergabeverordnung in § 53 VgV. Ausnahmen gibt es etwa dann, wenn zusätzlich Modelle einzureichen sind, die sich nicht elektronisch übermitteln lassen.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte hängt die Lage vom anwendbaren Regelwerk ab, etwa der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder der VOB/A Abschnitt 1, und davon, was Bund oder Land eingeführt haben. Viele Auftraggeber arbeiten auch dort ausschließlich elektronisch. Welche Form zugelassen ist, steht verbindlich in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen. Lesen Sie diese Angabe, bevor Sie mit dem Angebot beginnen.

Registrierung auf Vergabeplattformen

Für den bloßen Abruf der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellenwerte keine Registrierung verlangen. Eine freiwillige Registrierung lohnt sich trotzdem. Registrierte Bieter werden auf vielen Plattformen automatisch über geänderte Unterlagen und neue Antworten auf Bieterfragen informiert. Wer anonym herunterlädt, muss selbst regelmäßig nachsehen, ob sich etwas geändert hat.

Für die Abgabe eines Angebots brauchen Sie auf den meisten Plattformen ein Konto, manchmal zusätzlich ein eigenes Programm, einen sogenannten Bieterclient. Legen Sie Konten mit einer Funktionsadresse an, etwa einem Sammelpostfach für Ausschreibungen, nicht mit der Adresse einer einzelnen Person. So gehen keine Nachrichten verloren, wenn jemand im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt.

Textform oder elektronische Signatur?

Oberhalb der EU-Schwellenwerte übermitteln Unternehmen ihre Angebote grundsätzlich in Textform. Textform bedeutet: Die Erklärung ist lesbar, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben und nennt die Person, die sie abgibt. Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht nötig. In der Praxis tragen Sie häufig den Namen der erklärenden Person in das Angebotsschreiben ein und senden es über die Plattform ab.

Eine elektronische Signatur brauchen Sie nur, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich fordert. Das kann er, wenn die übermittelten Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen; verlangt wird dann eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder ein entsprechendes elektronisches Siegel. Für eine qualifizierte Signatur benötigen Sie ein Zertifikat, dessen Beantragung Zeit kostet. Prüfen Sie deshalb gleich beim ersten Lesen der Unterlagen, welche Form verlangt ist.

Angebot in der E-Vergabe rechtzeitig hochladen

Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem Ihr Angebot vollständig auf der Plattform eingegangen ist, nicht der Beginn des Uploads. Ein Angebot, das eine Minute nach Fristablauf ankommt, ist verspätet und führt in aller Regel zum Ausschluss des Angebots. Planen Sie die Abgabe deshalb mit deutlichem Puffer und nicht für die letzte Stunde. Dann bleibt Zeit, wenn ein Zertifikat hakt, eine Datei zu groß ist oder die Plattform gerade gewartet wird.

Nach dem Absenden erzeugen viele Plattformen eine Eingangsbestätigung mit Zeitstempel. Speichern Sie diese zusammen mit der eingereichten Fassung. Bis zum Ablauf der Frist können Sie ein abgegebenes Angebot auf vielen Plattformen zurückziehen und neu einreichen, wenn Ihnen noch ein Fehler auffällt. Wie das im Einzelfall geht, regeln die Plattform und die Bewerbungsbedingungen.

Technische Stolpersteine

• Dateiformate: Die Unterlagen legen häufig fest, welche Formate zulässig sind, etwa PDF für Erklärungen oder GAEB-Dateien im Bau. GAEB ist ein Austauschformat für Leistungsverzeichnisse.
• Formblätter: Füllen Sie vorgegebene Formulare in der gelieferten Datei aus, statt sie nachzubauen. Bei Nachbauten weichen Inhalte leicht unbemerkt von der Vorlage ab.
• Dateigrößen und Namen: Plattformen begrenzen oft die Größe je Datei. Sonderzeichen in Dateinamen verursachen gelegentlich Fehler beim Upload.
• Browser und Software: Testen Sie Anmeldung und Bieterclient vor dem ersten echten Angebot, nicht am Abgabetag.
• Vertretung: Hinterlegen Sie Zugänge und Zertifikate so, dass auch eine Vertretung das Angebot abgeben kann.

So unterstützen wir Sie bei der E-Vergabe

Wir übernehmen die Kommunikation mit Auftraggeber und Vergabestelle über die jeweilige Plattform. Dabei behalten wir Änderungen und Antworten im Blick und stellen Bieterfragen in Abstimmung mit Ihnen. Die Angebotsunterlagen erstellen wir im geforderten Format, damit die Abgabe nicht an der Technik hängt. Wie das im Einzelnen abläuft, zeigt die Seite Kommunikation mit der Vergabestelle.

Häufige Fragen