Ausschreibungsunterlagen prüfen lassen: jede Seite gelesen

Wer Ausschreibungsunterlagen prüfen lassen möchte, will vor allem wissen: Was verlangt der Auftraggeber, und passt das zu meinem Unternehmen? Genau das beantworten wir. Wir lesen die Unterlagen vollständig, nicht nur die Leistungsbeschreibung, sondern auch Anlagen, Formblätter und Vertragsbedingungen, und fassen das Ergebnis so zusammen, dass Sie entscheiden können.

Was zu den Unterlagen gehört

Im Vergaberecht heißen die Ausschreibungsunterlagen Vergabeunterlagen. Sie sollen alle Angaben enthalten, die ein Unternehmen für die Entscheidung über eine Teilnahme braucht. In einem typischen Verfahren gehören dazu:

• die Bekanntmachung mit Auftraggeber, Gegenstand, Fristen und Verfahrensart,
• das Anschreiben mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe und die Bewerbungsbedingungen,
• die Leistungsbeschreibung oder das Leistungsverzeichnis,
• die Vertragsbedingungen, oft mit allgemeinen und besonderen Teilen,
• Formblätter und Erklärungen, die ausgefüllt zurückgehen müssen,
• die Eignungs- und Zuschlagskriterien, soweit sie nicht schon in der Bekanntmachung stehen.

Die Leistungsbeschreibung muss den Auftrag nach § 121 GWB so eindeutig wie möglich beschreiben, damit alle Unternehmen sie im gleichen Sinne verstehen. In der Praxis sind Unterlagen trotzdem oft umfangreich, verteilt auf viele Dateien und nicht frei von Widersprüchen.

Ausschreibungsunterlagen prüfen lassen: worauf wir achten

• Mindestanforderungen: Mindestumsätze, eine bestimmte Zahl vergleichbarer Referenzen oder Zertifikate, ohne die ein Angebot nicht gewertet wird.
• Fristen: Angebotsfrist, Frist für Bieterfragen, Bindefrist und Termine wie Ortsbesichtigungen.
• Form der Abgabe: welche Plattform, welche Dateiformate, ob Textform genügt oder eine Signatur verlangt ist.
• Widersprüche: Angaben, die zwischen Leistungsbeschreibung, Formblättern und Vertrag nicht zusammenpassen.
• Vertragsrisiken: Vertragsstrafen, Haftung, Zahlungsbedingungen und feste Preise über lange Laufzeiten.
• Konzepte: welche schriftlichen Konzepte verlangt sind und wie stark sie in die Wertung eingehen.

Das Ergebnis: eine Übersicht statt eines Stapels Dateien

Am Ende steht eine Zusammenfassung, mit der Sie arbeiten können. Sie nennt die Anforderungen an Leistung und Eignung, enthält eine Liste der geforderten Nachweise, die wir mit Ihren vorhandenen Dokumenten abgleichen, und einen Fristenplan bis zur Abgabe. Offene Punkte sammeln wir als mögliche Bieterfragen, denn Unklarheiten klärt der Auftraggeber nur bis zu einem Stichtag. Fehlt ein Nachweis, sehen Sie das jetzt und nicht erst kurz vor Fristende; welche Belege typischerweise verlangt werden, erklärt der Ratgeber Eignungsnachweise.

Typische Stolperstellen

Viele Fehler entstehen nicht aus Unkenntnis, sondern weil eine Angabe an unerwarteter Stelle steht. Häufig sind es diese Punkte:

• Mindestanforderungen stehen in den Bewerbungsbedingungen statt in der Bekanntmachung.
• Nach Bieterfragen wird ein Formblatt geändert, und die alte Fassung ist noch im Umlauf.
• Mengen im Leistungsverzeichnis und im Preisblatt weichen voneinander ab.
• Anlagen liegen in einer eigenen Datei oder einem Archiv, das beim ersten Lesen übersehen wird.
• Die Unterlagen verlangen eine bestimmte Gliederung oder Seitenzahl für Konzepte.

Jede dieser Stellen kann ein sonst gutes Angebot aus der Wertung nehmen. Deshalb lesen wir auch die Teile, die auf den ersten Blick nur Formalien enthalten.

Wie das Tender Center hilft

Beim ersten Durchgang unterstützt uns das Tender Center. Es liest die Dokumente, markiert Fristen, geforderte Nachweise, Referenzen und Zuschlagskriterien und legt sie strukturiert vor. Das ersetzt nicht das vollständige Lesen, es sorgt dafür, dass dabei nichts Wesentliches untergeht. Jede Angabe, die in unsere Zusammenfassung einfließt, haben wir in den Unterlagen selbst geprüft.

Wann sich die Prüfung lohnt

Am meisten bringt die Sichtung vor der Entscheidung über ein Angebot, solange noch Zeit für Fragen und fehlende Nachweise bleibt. Besonders hilfreich ist sie bei umfangreichen Verfahren mit mehreren Losen, bei Rahmenverträgen über mehrere Jahre und bei der ersten Teilnahme an einer bestimmten Verfahrensart. Im Handwerk kommen Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format und viele Formblätter hinzu, wie auf der Seite Ausschreibungen für Handwerker beschrieben. In IT-Verfahren sind es oft die EVB-IT-Verträge und umfangreiche Personalprofile, dazu mehr unter Ausschreibungen IT-Dienstleistungen.

Keine rechtliche Prüfung

Wir prüfen Unterlagen auf Inhalt, Vollständigkeit und Machbarkeit aus Sicht Ihres Unternehmens. Eine rechtliche Bewertung einzelner Klauseln oder die Frage, ob eine Anforderung zulässig ist, gehört zu einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Vergaberecht. Stoßen wir auf solche Fragen, benennen wir sie und stellen die Unterlagen für die rechtliche Prüfung geordnet zusammen.

Was die Prüfung kostet

Wir rechnen nach Aufwand ab. Er richtet sich vor allem nach dem Umfang der Unterlagen, der Zahl der Lose und der Menge der geforderten Nachweise und Konzepte. Im Ausschreibungs-Check beziffern wir den Aufwand transparent, bevor Sie etwas beauftragen – die 500 € dafür rechnen wir bei Auftragserteilung voll an.

Häufige Fragen