Präqualifizierung: PQ-VOB und amtliches Verzeichnis

Wer regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, reicht immer wieder dieselben Unterlagen ein: Registerauszug, Umsätze, Referenzen, Bescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherung. Hier setzt die Präqualifizierung an. Sie verlagert die Prüfung dieser Unterlagen vor das einzelne Verfahren.

Was ist Präqualifizierung?

Präqualifizierung ist eine vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung der Eignung. Eine zuständige Stelle kontrolliert Ihre Nachweise und trägt Ihr Unternehmen danach in ein Verzeichnis ein. Öffentliche Auftraggeber können diesen Eintrag einsehen. Das Gesetz lässt ausdrücklich zu, dass der Eignungsnachweis ganz oder teilweise über ein solches System erbracht wird (§ 122 GWB).

Geprüft werden die allgemeinen Nachweise, die in vielen Verfahren gleich sind. Welche das im Einzelnen sind, erklärt der Beitrag zu den Eignungsnachweisen.

Zwei Systeme: PQ-VOB und AVPQ

In Deutschland gibt es für öffentliche Aufträge zwei große Verzeichnisse: PQ-VOB für Bauleistungen und das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen, kurz AVPQ, für Liefer- und Dienstleistungen. Welches für Sie passt, hängt also von Ihrer Leistung ab.

Informationen zum Bauverzeichnis und die öffentliche Liste finden Sie beim Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen. Für das amtliche Verzeichnis der Kammern sieht die Vergabeverordnung eine Eignungsvermutung vor: Die dort hinterlegten Angaben darf der Auftraggeber nur in begründeten Fällen anzweifeln. Nicht zu verwechseln ist beides mit der Präqualifizierung von Apotheken und Hilfsmittelanbietern gegenüber den Krankenkassen, die mit öffentlichen Ausschreibungen nichts zu tun hat.

Was die Präqualifizierung Bietern bringt

• Einmal prüfen, oft verweisen: Die Nachweise liegen geprüft vor und müssen nicht für jedes Angebot neu zusammengestellt werden.
• Weniger Formfehler: Ein fehlendes oder veraltetes Dokument kann zum Ausschluss des Angebots führen. Ein aktueller Eintrag senkt dieses Risiko.
• Mehr Zeit für den Inhalt: Gerade bei knappen Angebotsfristen bleibt mehr Raum für Kalkulation und Konzept.
• Weniger Papier im EU-Verfahren: Wer mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung anbietet, muss Unterlagen, die der Auftraggeber kostenfrei aus einem solchen Verzeichnis abrufen kann, grundsätzlich nicht gesondert beibringen.

Grenzen: Was der Eintrag nicht ersetzt

Der Eintrag deckt die allgemeinen, auftragsunabhängigen Nachweise ab. Auftragsbezogene Anforderungen bleiben, etwa Referenzen genau für die ausgeschriebene Leistung, bestimmte Zertifikate, Qualifikationen des eingesetzten Personals oder Konzepte. Auftraggeber können außerdem weitere Nachweise verlangen, zum Beispiel eine gesonderte Bescheinigung über gezahlte Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Ob und wofür ein Eintrag genügt, entscheiden die Vergabeunterlagen. Prüfen Sie deshalb in jeder Ausschreibung, welche Erklärungen und Formblätter trotz Eintrag beizulegen sind.

Präqualifizierung beantragen

Für PQ-VOB stellen Sie den Antrag bei einer der Präqualifizierungsstellen, für das amtliche Verzeichnis über das Onlineverfahren der Kammern. Einzureichen sind im Kern die üblichen Eignungsnachweise: Registerauszug, Angaben zu Umsatz und Beschäftigten, Referenzen, Versicherungsnachweis sowie Bescheinigungen von Finanzamt, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft. Die Stelle prüft die Unterlagen und veröffentlicht anschließend den Eintrag. Die Gebühren nennen die Stellen selbst; planen Sie zusätzlich den internen Aufwand für das Zusammenstellen ein.

Den Eintrag aktuell halten

Ein Eintrag hilft nur, solange er aktuell ist. Viele Nachweise gelten nur für einen begrenzten Zeitraum und müssen regelmäßig erneuert werden, etwa Bescheinigungen der Sozialversicherung oder Umsatzangaben. Ist ein Nachweis abgelaufen, fehlt er im Zweifel auch im Verfahren. Legen Sie deshalb für alle Gültigkeitsdaten Erinnerungen an und prüfen Sie vor jeder Abgabe, wie Ihr Eintrag im Verzeichnis angezeigt wird.

Wann sich die Präqualifizierung lohnt

Lohnend ist der Eintrag vor allem für Unternehmen, die regelmäßig in einem Leistungsbereich anbieten. Bauunternehmen und Handwerksbetriebe mit laufenden Ausschreibungen für Handwerker sparen so bei jedem Angebot Vorbereitungszeit. Wer nur gelegentlich anbietet, kommt mit gut gepflegten Einzelnachweisen oft ebenso weit. Entscheidend ist der Vergleich zwischen dem einmaligen und laufenden Aufwand für den Eintrag und dem Aufwand, den Sie heute je Angebot haben.

So unterstützen wir

Ist Ihr Unternehmen bereits präqualifiziert, gleichen wir jede Ausschreibung mit dem Eintrag ab und zeigen, welche Erklärungen zusätzlich ins Angebot gehören. Die geforderten Unterlagen hebt unser Tender Center dafür schon in der Bekanntmachung hervor. Ohne Eintrag besprechen wir anhand der Verfahren, die zu Ihrem Suchprofil passen, ob sich der Aufwand lohnt.

Häufige Fragen