Ausschreibungsservice: passende Verfahren bundesweit finden

Unser Ausschreibungsservice nimmt Ihnen das Suchen ab. Wir beobachten laufend, was öffentliche Auftraggeber bekannt machen, gleichen jede neue Bekanntmachung mit Ihrem Suchprofil ab und melden Ihnen die Verfahren, die wirklich passen. Statt vieler Plattformen und Suchmasken erhalten Sie eine kurze Auswahl mit den Angaben, die Sie für eine erste Entscheidung brauchen.

Welche Quellen wir auswerten

Wo ein Auftrag erscheint, hängt vor allem von seinem geschätzten Wert ab. Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte werden europaweit bekannt gemacht, im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, das online unter dem Namen TED erscheint. Kleinere Aufträge erscheinen national: auf Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen und in weiteren Bekanntmachungsportalen.

Wir werten beides aus, Bekanntmachungen aus dem Amtsblatt der EU ebenso wie die von deutschen Vergabeplattformen. Je nach Suchprofil kommen weitere europäische Länder hinzu, etwa wenn Sie in Grenzregionen oder europaweit liefern. Eine lückenlose Abdeckung aller Veröffentlichungswege kann niemand zusagen, denn manche Auftraggeber veröffentlichen kleinere Verfahren nur auf der eigenen Website. Gerade deshalb lohnt es sich, dass mehrere Quellen zusammenlaufen.

Was eine Meldung enthält

Eine Meldung soll Ihnen die Entscheidung erleichtern, ob sich ein genauer Blick lohnt. Sie nennt deshalb:

• den Auftraggeber und den Gegenstand des Auftrags,
• den Ort der Ausführung und, soweit bekannt, Umfang und Laufzeit,
• die Angebotsfrist und, wenn angegeben, die Frist für Bieterfragen,
• die Fundstelle der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen,
• unsere kurze Einordnung: was für eine Teilnahme spricht und was auf den ersten Blick fehlt.

Mensch und Technik

Bei der Vorauswahl hilft uns das Tender Center, unsere eigene, lokal betriebene KI-Analyse für Ausschreibungen. Es gleicht neue Bekanntmachungen mit Ihrem Profil ab und sortiert aus, was nicht passt. Welche Verfahren wir Ihnen tatsächlich melden, entscheiden Menschen. Wir lesen die Bekanntmachungen selbst, denn eine maschinelle Auswertung kann Fehler enthalten, und eine unpassende Meldung kostet Sie Zeit.

Warum Zeit der entscheidende Vorteil ist

Zwischen Bekanntmachung und Angebotsfrist liegen oft nur wenige Wochen. Oberhalb der EU-Schwellenwerte beträgt die Angebotsfrist im offenen Verfahren in der Regel mindestens 35 Tage, bei elektronischer Abgabe kann der Auftraggeber sie um fünf Tage verkürzen. Unterhalb der Schwellenwerte gelten eigene Regeln; maßgeblich ist immer die Frist in der Bekanntmachung.

In dieser Zeit müssen Unterlagen gelesen, Fragen gestellt, Nachweise beschafft und Preise kalkuliert werden. Wer ein passendes Verfahren erst nach zwei Wochen entdeckt, hat ein Drittel dieser Zeit verloren. Ein laufender Ausschreibungsservice sorgt dafür, dass die Uhr für Sie nicht schon abgelaufen ist, bevor Sie überhaupt anfangen.

Von der Meldung zur Entscheidung

Eine Meldung ist noch keine Chance. Ob ein Auftrag wirklich passt, zeigt sich erst in den Unterlagen: in der Leistungsbeschreibung, den geforderten Nachweisen, den Fristen und den Vertragsbedingungen. Auf Wunsch sichten wir die Unterlagen deshalb vollständig und besprechen mit Ihnen Chancen und Risiken. Wie Sie selbst dabei vorgehen können, beschreibt der Ratgeber Vergabeunterlagen prüfen.

Für welche Branchen wir suchen

Der Service ist nicht auf eine Branche festgelegt. Sicherheitsunternehmen suchen nach Objektschutz, Empfangs- und Streifendiensten, wie auf der Seite Ausschreibungen Sicherheitsdienst beschrieben. Transportunternehmen interessieren sich für Schülerbeförderung, Kurierfahrten und Umzüge, siehe Ausschreibungen Transport und Logistik. Hersteller und Händler von Einrichtung suchen nach Büro-, Schul- und Küchenmöbeln, dazu mehr unter Ausschreibungen Möbel. Entscheidend ist in jedem Fall ein Suchprofil, das Ihre Leistungen genau beschreibt.

Was Sie beisteuern

Grundlage des Service ist ein Suchprofil für öffentliche Ausschreibungen, das wir mit Ihnen festlegen (Leistung 1). Danach brauchen wir vor allem Ihre Rückmeldung: Sagen Sie uns, warum ein gemeldetes Verfahren nicht passt, etwa wegen der Region, der Laufzeit oder fehlender Referenzen. Jede solche Rückmeldung schärft das Profil, und die Meldungen werden mit der Zeit genauer. Ändert sich Ihr Angebot, kommt ein neuer Standort hinzu oder sind Ihre Kapazitäten für einige Monate ausgelastet, passen wir die Suche an. Entscheiden, ob Sie ein gemeldetes Verfahren weiterverfolgen, müssen Sie nicht sofort; wichtig ist nur, dass die Angebotsfrist im Blick bleibt.

Was der Ausschreibungsservice kostet

Wir rechnen nach Aufwand ab. Er hängt davon ab, wie viele Leistungsbereiche und Regionen Ihr Suchprofil umfasst und ob die Meldungen allein oder zusammen mit der Sichtung der Unterlagen gewünscht sind. Im Ausschreibungs-Check beziffern wir den Aufwand transparent, bevor Sie etwas beauftragen – die 500 € dafür rechnen wir bei Auftragserteilung voll an.

Häufige Fragen