Ablauf
Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung
Der Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung folgt einer festen Reihenfolge. Wer sie kennt, plant seine Zeit richtig und verpasst keine Frist. Hier der Weg aus Sicht des Unternehmens, das anbietet – mit unserer Rolle in jedem Schritt.
Sieben Schritte bis zum Zuschlag
Die Schritte gelten für das offene Verfahren und die öffentliche Ausschreibung. Andere Verfahrensarten schieben einzelne Stufen ein oder lassen sie weg.
Bekanntmachung
Der Auftraggeber veröffentlicht den Bedarf: auf seiner Vergabeplattform, in Bekanntmachungsportalen und oberhalb der EU-Schwellenwerte im Amtsblatt der EU. Wir: finden das Verfahren über Ihr Suchprofil.
Unterlagen abrufen
Die Vergabeunterlagen stehen meist frei zum Download bereit. Wer sich auf der Plattform registriert, erfährt von Änderungen und Antworten automatisch. Wir: laden alles herunter und behalten Änderungen im Blick.
Prüfen und entscheiden
Passt die Leistung, liegen alle Nachweise vor, sind Frist und Vertrag tragbar? Wir: sichten die Unterlagen vollständig und besprechen mit Ihnen Chancen und Risiken.
Bieterfragen
Unklarheiten klärt der Auftraggeber auf Nachfrage – die Antwort erhalten alle Bieter. Fragen sind nur bis zu einem Stichtag möglich. Wir: formulieren die Fragen präzise und rechtzeitig.
Angebot erstellen und abgeben
Formblätter, Preise, Nachweise, Konzepte – vollständig, unverändert und in der geforderten Form. Maßgeblich ist der Eingang vor Ablauf der Angebotsfrist. Wir: erstellen die Unterlagen und prüfen sie vor der Abgabe.
Prüfung und Wertung
Der Auftraggeber prüft Form, Eignung und Preise und wertet die Angebote nach den bekannt gemachten Kriterien. Dabei kann er Unterlagen nachfordern oder um Aufklärung bitten. Wir: beantworten Rückfragen mit Ihnen innerhalb der gesetzten Frist.
Information und Zuschlag
Oberhalb der EU-Schwellenwerte informiert der Auftraggeber die unterlegenen Bieter vorab über die geplante Entscheidung (§ 134 GWB). Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zustande. Wir: werten das Ergebnis mit Ihnen aus – auch für das nächste Verfahren.
Einstufig oder zweistufig
Beim offenen Verfahren und der öffentlichen Ausschreibung kann jedes interessierte Unternehmen direkt ein Angebot abgeben. Andere Verfahren beginnen mit einem Teilnahmewettbewerb: Zuerst reichen Unternehmen einen Teilnahmeantrag mit ihren Eignungsnachweisen ein, danach fordert der Auftraggeber nur die ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe auf. In manchen Verfahren darf der Auftraggeber anschließend über die Angebote verhandeln, im offenen Verfahren dagegen nicht.
Welche Verfahrensart gewählt wird, hängt vor allem vom Auftragswert und vom Gegenstand ab. Einen Überblick gibt der Ratgeber Vergabearten; wo die Grenze zu den europaweiten Verfahren liegt, steht unter EU-Schwellenwerte.
Wie viel Zeit der Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung braucht
Zwischen Bekanntmachung und Angebotsfrist liegen häufig nur wenige Wochen. Im offenen Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte beträgt die Angebotsfrist nach § 15 VgV mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Bekanntmachung. Akzeptiert der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote, darf er die Frist um fünf Tage verkürzen, bei begründeter Dringlichkeit noch weiter. Unterhalb der Schwellenwerte gelten eigene Regeln; die genaue Frist nennt jede Bekanntmachung.
In dieser Zeit müssen Unterlagen gelesen, Fragen gestellt, Nachweise beschafft und Preise kalkuliert werden. Wer früh von einem Verfahren erfährt, gewinnt die wichtigste Ressource: Zeit. Deshalb beginnt unsere Arbeit beim Finden der Ausschreibungen und nicht erst beim Angebot.
Was Sie vor dem ersten Verfahren vorbereiten können
Vieles lässt sich erledigen, bevor eine passende Ausschreibung erscheint. Das nimmt später Druck aus der Angebotsphase:
- eine Nachweismappe mit Registerauszug, Versicherungsbestätigung und aktuellen Bescheinigungen, mehr dazu im Ratgeber Eignungsnachweise,
- eine Referenzliste mit Art der Leistung, Zeitraum, Auftragswert und einer Ansprechperson, die genannt werden darf,
- ein Konto auf den Vergabeplattformen, die in Ihrer Region häufig genutzt werden,
- Kalkulationsgrundlagen, die sich schnell auf ein neues Leistungsverzeichnis übertragen lassen.
Nach der Abgabe
Bis zum Ende der Bindefrist, die in den Unterlagen steht, sind Sie an Ihr Angebot gebunden. In dieser Zeit prüft der Auftraggeber die Angebote und kann Unterlagen nachfordern oder um Aufklärung bitten, oft mit kurzer Frist. Oberhalb der EU-Schwellenwerte informiert er die Bieter, die nicht zum Zug kommen sollen, vor dem Vertragsschluss in Textform. Erst danach darf er den Zuschlag erteilen.
Auch ein verlorenes Verfahren lohnt die Auswertung. Die Mitteilung des Auftraggebers zeigt oft, wo Punkte verloren gingen. Wie ein vollständiges Angebot aussieht, beschreibt der Ratgeber Angebot erstellen.
Wo wir im Ablauf ansetzen
Jeder Schritt entspricht einer unserer Leistungen. Sie beauftragen alle oder nur die, die Ihnen intern fehlen.
- Suchprofil für öffentliche AusschreibungenLeistungen, CPV-Codes, Regionen, Auftragsgrößen und Ausschlüsse: die Grundlage, auf der passende Verfahren gefunden werden.
- AusschreibungsserviceBekanntmachungen bundesweit beobachten, passende Verfahren melden – mit Frist und kurzer Einordnung.
- Ausschreibungsunterlagen prüfen lassenLeistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Formblätter, Nachweise und Fristen – vollständig gelesen und übersichtlich zusammengefasst.
- AusschreibungsberatungPasst die Leistung, fehlen Nachweise, sind Vertrag und Frist tragbar? Die Grundlage für ein bewusstes Ja oder Nein.
- Angebotserstellung für AusschreibungenFormblätter, Eignungsnachweise, Konzepte und Preisblätter: vollständig und formgerecht, auf Grundlage Ihrer Preise.
- Kommunikation mit der VergabestelleBieterfragen, Änderungen der Unterlagen, Aufklärung und Nachforderung: fristgerecht und in Abstimmung mit Ihnen.
Häufige Fragen
Zu Abgabe, Bindefrist und Teilnahmewettbewerb.
Wie läuft eine öffentliche Ausschreibung ab?
Der Auftraggeber macht den Auftrag bekannt und stellt die Vergabeunterlagen bereit. Interessierte Unternehmen stellen bei Bedarf Fragen und geben bis zur Angebotsfrist ihr Angebot ab. Danach prüft und wertet der Auftraggeber die Angebote und erteilt den Zuschlag auf das wirtschaftlichste.
Kann ich mein Angebot nach der Abgabe noch ändern?
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie ein abgegebenes Angebot in der Regel zurückziehen und ein neues einreichen; wie das geht, regelt die jeweilige Vergabeplattform. Nach Fristablauf sind Änderungen am Angebot nicht mehr möglich.
Wann erfahre ich, ob ich den Auftrag bekomme?
Das hängt vom Verfahren ab. Bis zum Ende der Bindefrist, die in den Unterlagen steht, sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Oberhalb der EU-Schwellenwerte werden unterlegene Bieter vor dem Zuschlag informiert, unterhalb gelten je nach Bund und Land eigene Regeln.
Was ist ein Teilnahmewettbewerb?
Die erste Stufe eines zweistufigen Verfahrens. Unternehmen bewerben sich zunächst nur mit ihren Eignungsnachweisen. Der Auftraggeber wählt daraus die Bewerber aus, die er zur Abgabe eines Angebots auffordert.
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