Vergabearten im Überblick: was jede für Bieter bedeutet

Welche Vergabeart ein Auftraggeber wählt, steht in der Bekanntmachung. Für Sie als Bieter ist das keine Nebensache. Die Vergabeart entscheidet, ob Sie direkt ein Angebot abgeben oder sich erst bewerben, ob Sie nachbessern können und mit wie viel Wettbewerb Sie rechnen müssen. Welche Regeln gelten, hängt davon ab, ob der Auftragswert ober- oder unterhalb der EU-Schwellenwerte liegt.

Vergabearten oberhalb der EU-Schwellenwerte

Oberhalb der Schwellenwerte heißen die Vergabearten „Verfahren“. Das GWB kennt fünf: das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren, den wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft. Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren darf der Auftraggeber frei wählen. Die übrigen Verfahrensarten sind nur in gesetzlich geregelten Fällen zulässig (§ 119 GWB).

Offenes Verfahren

Im offenen Verfahren fordert der Auftraggeber öffentlich eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann die Unterlagen abrufen und anbieten. Verhandlungen über Inhalt oder Preis der Angebote sind ausgeschlossen. Für Sie heißt das: Das Angebot muss beim ersten Mal vollständig und belastbar kalkuliert sein, denn eine zweite Runde gibt es nicht.

Nicht offenes Verfahren

Das nicht offene Verfahren läuft in zwei Stufen. Zuerst reichen Unternehmen im Teilnahmewettbewerb einen Teilnahmeantrag mit ihren Eignungsnachweisen ein. Der Auftraggeber wählt daraus nach vorher bekannt gemachten Kriterien eine begrenzte Zahl von Bewerbern aus und fordert nur diese zur Angebotsabgabe auf. Hier entscheiden Ihre Referenzen und Eignungsnachweise darüber, ob Sie überhaupt anbieten dürfen.

Verhandlungsverfahren

Im Verhandlungsverfahren wendet sich der Auftraggeber mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an ausgewählte Unternehmen und verhandelt mit ihnen über die Angebote. Sie geben ein Erstangebot ab, das in Gesprächen oder weiteren Runden verbessert wird, bis ein endgültiges Angebot vorliegt. Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind dabei nicht verhandelbar. Achten Sie auf einen Vorbehalt in der Bekanntmachung: Manche Auftraggeber behalten sich vor, bereits auf das Erstangebot den Zuschlag zu erteilen.

Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft

Der wettbewerbliche Dialog dient komplexen Vorhaben, bei denen der Auftraggeber die passende Lösung noch nicht selbst beschreiben kann. Er entwickelt sie im Dialog mit ausgewählten Unternehmen, erst danach folgen die Angebote. Die Innovationspartnerschaft zielt auf Leistungen, die es am Markt noch nicht gibt: Entwicklung und späterer Erwerb werden in einem Verfahren verbunden. Beide verlangen von Bietern viel konzeptionelle Vorarbeit.

Vergabearten unterhalb der EU-Schwellenwerte

Unterhalb der Schwellenwerte gelten für Liefer- und Dienstleistungen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), soweit Bund oder Land sie eingeführt haben, und für Bauleistungen die VOB/A Abschnitt 1. Die Bezeichnungen unterscheiden sich teilweise zwischen den Regelwerken. Welche Vergabeart zulässig ist, hängt unter anderem vom Auftragswert ab. Die Wertgrenzen legen Bund und Länder fest; maßgeblich ist die zum Zeitpunkt der Bekanntmachung geltende Fassung.

Öffentliche Ausschreibung

Die öffentliche Ausschreibung entspricht dem offenen Verfahren: Jedes Unternehmen kann ein Angebot abgeben, verhandelt wird nicht. Sie ist ein guter Einstieg, weil Sie keine Einladung brauchen. Die Bekanntmachung finden Sie auf nationalen Plattformen; wie Sie dort gezielt suchen, erklärt der Beitrag Ausschreibungen finden.

Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Bei der beschränkten Ausschreibung fordert der Auftraggeber nur ausgewählte Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Mit Teilnahmewettbewerb bewerben Sie sich zuerst öffentlich, ähnlich wie im nicht offenen Verfahren. Ohne Teilnahmewettbewerb wählt der Auftraggeber die Unternehmen selbst aus, eine Bewerbung ist nicht vorgesehen. Ob Sie angefragt werden, hängt dann davon ab, ob der Auftraggeber Sie als geeigneten Anbieter kennt.

Verhandlungsvergabe

Die Verhandlungsvergabe ist das nationale Gegenstück zum Verhandlungsverfahren. Der Auftraggeber holt in der Regel Angebote von mehreren Unternehmen ein und kann mit ihnen über Inhalt und Preis verhandeln, mit oder ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb. Im Baubereich begegnet Ihnen je nach Regelwerk und Fassung auch der Begriff freihändige Vergabe. Für Bieter bedeutet das mehr Spielraum, aber weniger feste Abläufe.

Direktauftrag

Beim Direktauftrag beauftragt der Auftraggeber ein Unternehmen ohne förmliches Vergabeverfahren. Das ist nur bei sehr kleinen Auftragswerten zulässig. Für Bieter heißt das: Sie werden angefragt oder nicht, eine Bekanntmachung zum Mitbieten gibt es nicht.

Was die Vergabeart für Ihr Angebot bedeutet

• Offen oder öffentlich: Sie brauchen keine Einladung, müssen aber oft mit mehr Mitbewerbern rechnen. Wer ein Angebot für eine Ausschreibung erstellen will, muss hier auf Anhieb vollständig sein.
• Zweistufig mit Teilnahmewettbewerb: Planen Sie zwei Termine ein, die Frist für den Teilnahmeantrag und später die Angebotsfrist. Ihre Eignung entscheidet über die Einladung.
• Mit Verhandlung: Legen Sie vorab intern fest, wo Ihre Untergrenze liegt und wer für Sie verhandelt. Halten Sie Personen bereit, die Ihr Konzept fachlich vertreten können.
• Ohne Bekanntmachung: Diese Aufträge erreichen Sie nur, wenn Auftraggeber Sie als Anbieter kennen. Sauber abgewickelte frühere Aufträge helfen dabei.

So unterstützen wir Sie je nach Vergabeart

Wir lesen bei jeder passenden Ausschreibung zuerst die Vergabeart und leiten daraus den Zeitplan ab: Teilnahmeantrag, Bieterfragen, Angebot und gegebenenfalls Verhandlungstermine. Teilnahmeanträge und Angebotsunterlagen erstellen wir mit Ihnen, die Kommunikation mit der Vergabestelle übernehmen wir. Mehr dazu finden Sie auf der Seite Dienstleister für öffentliche Ausschreibungen.

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