Ausschreibungsberatung: Chancen und Risiken vor dem Angebot

Ausschreibungsberatung heißt bei uns: Wir besprechen mit Ihnen ein konkretes Verfahren, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Grundlage ist die vollständige Sichtung der Unterlagen. Daraus entsteht eine nüchterne Einschätzung, was für eine Teilnahme spricht, was dagegen und was noch fehlt. Die Entscheidung treffen Sie, auf einer Grundlage, die Sie nachvollziehen können.

Die Go/No-Go-Entscheidung

Ein Angebot kostet Zeit: Unterlagen lesen, Nachweise zusammenstellen, kalkulieren, Konzepte schreiben. Diese Zeit fehlt anderswo. Deshalb steht am Anfang eine bewusste Entscheidung, ob Sie anbieten oder nicht, die sogenannte Go/No-Go-Entscheidung. Sie schützt Ihre Kapazität für die Verfahren, in denen Ihr Angebot realistische Chancen hat. Wie ein Angebot danach Schritt für Schritt entsteht, beschreibt der Ratgeber Angebot für eine Ausschreibung erstellen.

Die Fragen, die wir gemeinsam klären

• Leistung: Passt der Auftrag zu dem, was Ihr Betrieb regelmäßig erbringt, oder müssten Sie Neues aufbauen?
• Eignung: Können Sie die geforderten Referenzen, Umsätze und Zertifikate belegen?
• Kapazität: Reichen Personal, Fahrzeuge und Geräte im Ausführungszeitraum, auch neben den laufenden Aufträgen?
• Vertrag: Sind Laufzeit, Haftung, Vertragsstrafen und Zahlungsbedingungen für Sie tragbar?
• Wertung: Nach welchen Kriterien wird entschieden, und wo kann Ihr Angebot punkten?
• Zeit: Bleibt bis zur Angebotsfrist genug Raum für ein sorgfältiges Angebot?

Fehlt eine Voraussetzung, gibt es manchmal einen Weg: Teilnahme nur an einzelnen Losen, ein Partner für die fehlende Leistung oder eine Bietergemeinschaft. Auch das besprechen wir, bevor Sie sich festlegen.

Wie der Auftraggeber wertet

Den Zuschlag erhält nach § 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis können qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte zählen. Welche Kriterien gelten und wie sie gewichtet sind, steht in den Unterlagen. Diese Gewichtung ist ein Kern der Beratung: Ein Verfahren, in dem das Konzept die Hälfte der Punkte trägt, verlangt ein anderes Angebot als eines, das allein über den Preis entschieden wird. Mehr dazu im Ratgeber Zuschlagskriterien.

Wo Risiken typischerweise liegen

Viele Risiken stehen nicht in der Leistungsbeschreibung, sondern in den Vertragsbedingungen und Anlagen. Häufig sind es feste Preise über mehrere Jahre ohne Anpassung, knappe Ausführungsfristen, hohe Vertragsstrafen, weitreichende Haftung oder Vorgaben zu Personal und Löhnen, die Ihre Kalkulation verändern. Auch Referenzanforderungen, die Sie nur knapp erfüllen, gehören dazu. Wir benennen solche Punkte aus unternehmerischer Sicht und zeigen, was sie für Aufwand und Preis bedeuten. Die rechtliche Bewertung einer Klausel ist Sache einer Fachanwältin oder eines Fachanwalts für Vergaberecht.

Ein begründetes Nein ist ein Ergebnis

Nicht jede Beratung endet mit einem Angebot. Stellt sich heraus, dass ein Verfahren nicht passt, haben Sie Zeit gespart und wissen, warum. Oft lässt sich daraus etwas ableiten: ein Nachweis, der fehlt und beschafft werden kann, eine Referenz, die beim nächsten Mal zählt, oder ein Suchprofil, das enger gefasst werden sollte. So wird auch ein Verzicht Teil der Vorbereitung auf das nächste Verfahren.

Beispiele aus der Praxis der Branchen

Wie die Abwägung ausfällt, hängt von der Branche ab. In der Verpflegung von Schulen und Kitas zählen oft Qualitätsstandards, Probeessen und der Preis je Essen, wie auf der Seite Ausschreibungen Catering beschrieben. In der Grünpflege kommen lange Rahmenverträge mit saisonalen Spitzen hinzu, siehe Ausschreibungen Garten- und Landschaftsbau. In Beratungsverfahren entscheidet häufig das Konzept mit dem passenden Team, dazu mehr unter Ausschreibungen Beratungsleistungen.

Was Sie beisteuern

Die Einschätzung wird so gut wie die Angaben, auf denen sie beruht. Hilfreich sind Ihre aktuelle Auslastung und die geplante Kapazität im Ausführungszeitraum, die vorhandenen Nachweise und Referenzen, Erfahrungen mit ähnlichen Aufträgen und eine grobe Vorstellung, zu welchen Preisen Sie die Leistung erbringen können. Die Zahlen bleiben bei Ihnen; wir brauchen sie nur, um einzuschätzen, ob Aufwand und Chance zusammenpassen.

Unternehmerische Beratung, keine Rechtsberatung

Ausschreibungsberatung ist bei uns eine Beratung über Chancen, Aufwand und Risiken aus Sicht Ihres Unternehmens. Rechtliche Fragen, etwa ob eine Anforderung zulässig ist oder wie gegen eine Entscheidung vorzugehen wäre, beantworten wir nicht. Dafür ist eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Vergaberecht zuständig; wir übergeben Unterlagen und Verlauf geordnet.

Was die Ausschreibungsberatung kostet

Wir rechnen nach Aufwand ab, abhängig vom Umfang des Verfahrens und davon, ob die Sichtung der Unterlagen schon vorliegt. Im Ausschreibungs-Check beziffern wir den Aufwand transparent, bevor Sie etwas beauftragen – die 500 € dafür rechnen wir bei Auftragserteilung voll an.

Häufige Fragen