Ausschluss des Angebots: Gründe kennen und vermeiden

Öffentliche Auftraggeber müssen alle Bieter gleich behandeln. Deshalb dürfen sie über formale Mängel meist nicht großzügig hinwegsehen, auch wenn ein Angebot inhaltlich überzeugt. Für Bieter ist das bitter, weil die Arbeit an Kalkulation und Konzept dann umsonst war. Umso wichtiger ist es, die typischen Stolpersteine zu kennen.

Häufige Gründe für den Ausschluss des Angebots

Die Vergabeordnungen zählen formale Ausschlussgründe ausdrücklich auf. In der Praxis sind es immer wieder dieselben:

• Verspäteter Eingang: Das Angebot ist erst nach Ablauf der Angebotsfrist eingegangen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Bieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.
• Falsche Form: Das Angebot kam auf einem anderen Weg oder in einer anderen Form als verlangt, etwa per einfacher E-Mail statt über die Vergabeplattform oder ohne geforderte Signatur.
• Abweichungen von den Vergabeunterlagen: Das Angebot weicht von den Vorgaben ab oder ändert sie.
• Fehlende Preise: Positionen im Preisblatt oder Leistungsverzeichnis sind leer geblieben.
• Fehlende Erklärungen und Nachweise: Geforderte Unterlagen fehlen und liegen auch nach einer Nachforderung nicht vor.
• Unklare Korrekturen: Änderungen des Bieters an seinen eigenen Eintragungen sind nicht zweifelsfrei.
• Nicht zugelassene Nebenangebote: Ein Nebenangebot ist eine alternative Lösung zur ausgeschriebenen Leistung. Hat der Auftraggeber solche Alternativen nicht zugelassen, wird ein Nebenangebot nicht gewertet.

Warum schon kleine Abweichungen schaden

Der Auftraggeber muss die Angebote miteinander vergleichen können. Weicht ein Angebot von den Vorgaben ab, ist dieser Vergleich nicht mehr möglich. Typische Beispiele sind der Zusatz „Preise freibleibend“, ein abweichender Ausführungstermin in einem Begleitschreiben oder ein angebotenes Produkt, das eine Mindestanforderung nicht erfüllt.

Halten Sie eine Vorgabe für unklar oder fehlerhaft, ändern Sie sie nicht eigenmächtig. Klären Sie den Punkt vor Fristende über eine Bieterfrage. Die Antwort gilt dann für alle Bieter gleichermaßen.

Nachforderung von Unterlagen: eine Chance mit Grenzen

Nicht jede Lücke führt sofort zum Ausschluss. Nach § 56 VgV kann der Auftraggeber fehlende Unterlagen anfordern und unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen ergänzen oder korrigieren lassen. Er darf aber auch in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festlegen, dass er nichts nachfordert. Für Bauleistungen enthält § 16a VOB/A eigene Regeln zur Nachforderung.

Die wichtigste Grenze betrifft alles, was in die Wertung eingeht. Unterlagen, die für die Bewertung nach den Zuschlagskriterien maßgeblich sind, lassen sich in der Regel nicht nachreichen; das gilt vor allem für Preise. Eine enge Ausnahme besteht für fehlende Preise in unwesentlichen Einzelpositionen. Auch ein bewertetes Konzept, das im Angebot fehlt, kann meist nicht nachgeliefert werden.

Verlassen Sie sich deshalb nie auf eine Nachforderung. Kommt eine, reichen Sie das Verlangte vollständig innerhalb der gesetzten Frist ein, denn mit einer zweiten Aufforderung können Sie nicht rechnen.

Ausschlussgründe, die das Unternehmen betreffen

Neben Fehlern im Angebot gibt es Gründe, die beim Bieter selbst liegen. Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB sind etwa rechtskräftige Verurteilungen wegen Bestechung, Geldwäsche oder Menschenhandel, die dem Unternehmen zuzurechnen sind, sowie die nachgewiesene Nichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen. Fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB, bei denen der Auftraggeber abwägt, sind zum Beispiel Insolvenz, schwere Verfehlungen, wettbewerbswidrige Absprachen oder erhebliche Mängel bei früheren öffentlichen Aufträgen.

Ein betroffenes Unternehmen kann unter bestimmten Voraussetzungen nachweisen, dass es ausreichende Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat (§ 125 GWB). Ob diese genügen, bewertet der Auftraggeber im Einzelfall. Im Angebot erklären Sie das Nichtvorliegen solcher Gründe meist über eine vorgegebene Eigenerklärung; Näheres dazu im Ratgeber zu Eignungsnachweisen.

So beugen Sie einem Ausschluss vor

Jedem der typischen Gründe steht eine einfache Gegenmaßnahme gegenüber. Den vollständigen Weg zum Angebot beschreibt der Ratgeber Angebot für eine Ausschreibung erstellen.

So unterstützen wir

Wir erstellen Angebotsunterlagen für Bieter und gleichen sie vor der Abgabe mit den Anforderungen der Vergabeunterlagen ab, Formblatt für Formblatt und Position für Position. Rückfragen der Vergabestelle, auch Nachforderungen, beantworten wir auf Wunsch in Abstimmung mit Ihnen. Wie wir Angebote vor der Abgabe prüfen, beschreibt die Seite Angebotserstellung für Ausschreibungen.

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